개인정보 내부 관리계획
제 1 장 총 칙
제 1 조 (목적) 본 계획은 바이엘코리아 주식회사(이하 ‘회사’라 함)가 고객, 직원 등의 개인정보를 처리함에 있어 개인정보가 분실 · 도난 · 누출 · 변조 · 훼손되지 않도록 개인정보보호법 및 정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 등 관계법령에 따라 회사가 취하여야 하는 기술적 · 관리적 ∙ 물리적 보호조치의 구체적인 내용을 정하는 것을 목적으로 한다.
제 2 조 (적용범위)
① 본 계획은 회사의 임직원(계약직, 파견직 포함) 및 회사와의 계약에 따라 업무를 처리하는 모든 자에 적용된다.
② 본 계획은 온 · 오프라인을 통하여 수집, 이용, 제공 기타 처리되는 고객, 직원 등의 개인정보에 관해서 적용된다
③ 본 계획에서 언급되지 않는 사항은 관계법령 및 회사의 기타 사규에 따른다.
제 3 조 (용어 정의) 본 계획에서 사용되는 용어의 의미는 다음 각 호와 같다.
1. ‘개인정보’라 함은 살아 있는 개인에 관한 정보로서 성명, 주민등록번호 및 영상 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보(해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다)를 말한다.
2. ‘정보주체’라 함은 처리되는 정보에 의하여 알아볼 수 있는 사람으로서 그 정보의 주체가 되는 사람을 말한다.
3. ‘개인정보파일’이라 함은 개인정보를 쉽게 검색할 수 있도록 일정한 규칙에 따라 체계적으로 배열하거나 구성한 개인정보의 집합물을 말한다.
4. ‘처리’란 개인정보의 수집, 생성, 기록, 저장, 보유, 가공, 편집, 검색, 출력, 정정, 복구, 이용, 제공, 공개, 파기, 그 밖에 이와 유사한 행위를 말한다.
5. ‘개인정보 보호책임자’라 함은 개인정보의 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지는 자를 말한다. (개인정보보호법상의 개인정보 보호책임자와 정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률상의 개인정보 관리책임자를 총칭한다)
6. ‘개인정보취급자’란 개인정보처리자의 지휘·감독을 받아 개인정보를 처리하는 업무를 담당하는 자로서 직접 개인정보에 관한 업무를 담당하는 자와 그 밖에 업무상 필요에 의해 개인정보에 접근하여 처리하는 임직원, 파견근로자, 시간제근로자 등을 말한다.
7. ‘정보통신망’이라 함은 전기통신기본법 제2조 제2호에 따른 전기통신설비를 이용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집∙가공∙저장∙검색∙송신 또는 수신하는 정보통신체계를 말한다.
8. ‘개인정보처리시스템’이라 함은 개인정보를 처리할 수 있도록 체계적으로 구성한 데이터베이스시스템을 말한다.
9. ‘내부망’이라 함은 물리적 망분리, 접근통제시스템 등에 의해 인터넷 구간에서의 접근이 통제 또는 차단되는 구간을 말한다.
10. ‘비밀번호’라 함은 정보주체 또는 개인정보취급자 등이 개인정보처리시스템, 업무용 컴퓨터 또는 정보통신망에 접속할 때 식별자와 함께 입력하여 정당한 접속 권한을 가진 자라는 것을 식별할 수 있도록 시스템에 전달해야 하는 고유의 문자열로서 타인에게 공개되지 않는 정보를 말한다.
11. ‘바이오정보’라 함은 지문, 얼굴, 홍채, 정맥, 음성, 필적 등 개인을 식별할 수 있는 신체적 또는 행동적 특징에 관한 정보로서 그로부터 가공되거나 생성된 정보를 포함한다.
12. ‘접속기록’이라 함은 개인정보취급자 등이 개인정보처리시스템에 접속하여 수행한 업무 내역에 대하여 식별자, 접속일시, 접속지를 알 수 있는 정보, 수행업무 등 접속한 사실을 전자적으로 기록한 것을 말한다.
13. ‘인증정보’라 함은 개인정보처리시스템 또는 정보통신망을 관리하는 시스템 등이 요구한 식별자의 신원을 검증하는데 사용되는 정보를 말한다.
14. ‘P2P(Peer to Peer)’라 함은 정보통신망을 통해 서버의 도움 없이 개인과 개인이 직접 연결되어 파일을 공유하는 것을 말한다.
15. ‘공유설정’이라 함은 컴퓨터 소유자의 파일을 타인이 조회·변경·복사 등을 할 수 있도록 설정하는 것을 말한다.
16. ‘보조저장매체’라 함은 이동형 하드디스크(HDD), USB메모리, CD(Compact Disk), DVD(Digital Versatile Disk), 플로피디스켓 등 자료를 저장할 수 있는 매체로서 개인정보처리시스템 또는 개인용 컴퓨터 등과 용이하게 분리할 수 있는 저장매체를 말한다.
17. ‘개인정보 침해사고’란 해킹, 컴퓨터바이러스, 논리폭탄, 메일폭탄, 서비스 거부 또는 고출력 전자기파 등의 방법으로 정보통신망 또는 이와 관련된 정보시스템을 공격하는 행위로 인해 개인정보가 유출, 파기, 훼손 등의 결과가 초래되는 것을 말한다.
제 2 장 내부관리계획의 수립 및 시행
제 4 조 (내부관리계획의 수립 및 승인)
① 개인정보 보호책임자는 개인정보 보호를 위한 내부관리계획을 수립하여 대표이사의 승인을 받아 이를 시행하여야 한다.
② 개인정보 보호책임자는 내부관리계획을 변경할 필요가 있는 경우에는 대표이사의 승인을 받아 내부관리계획을 변경할 수 있으며, 변경 이력을 관리하여야 한다.
제 5 조 (내부관리계획의 공표) 개인정보 보호 책임자는 승인 된 내부 관리계획을 모든 임직원 및 관련자에게 알림으로써 이를 준수하도록 하여야 한다. 또한 개인정보 보호책임자는 개인정보 보호를 위한 내부관리계획을 인트라넷에 게시하는 등의 방법으로 임직원이 쉽게 확인할 수 있도록 하여야 한다.
제 3 장 개인정보 보호책임자의 의무와 책임
제 6 조 (개인정보 보호책임자 지정)
① 회사는 고객, 직원 기타 개인의 정보가 분실 · 도난 · 누출 · 변조 · 훼손되는 것을 방지하기 위하여 개인정보의 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지는 개인정보 보호책임자를 지정한다.
② 개인정보 보호책임자는 개인정보 처리 관련 업무를 담당하는 부서의 장 또는 개인정보보호에 관한 소양이 있는 사람 중에서 지정한다. 개인정보보호에 관한 소양이 있는 사람이란 관련 개인정보 처리 업무경험이 있는 자로서, 개인정보보호를 위한 관리적·기술적·물리적 보호조치를 할 수 있는 자를 말한다.
③ 회사는 다음 각호의 사항을 반영하여 개인정보 보안관리조직을 구성할 수 있다.
1. 회사는 개인정보 보호책임자를 지원하기 위하여 산하에 개인정보 보안관리조직(이하 “보안관리조직”이라 함)을 구성한다.
2. 보안관리조직은 개인정보 보안관리업무의 원활한 수행을 위하여 관리 · 기술 · 물리 부문별 세부조직을 구성할 수 있다.
3. 보안관리조직은 개인정보 보호책임자의 지휘를 받아 제5조 제1항 각호 기재 업무를 수행한다.
제 7 조 (개인정보 보호책임자의 의무와 책임) 개인정보 보호책임자는 다음 각 호의 임무를 수행한다.
1. 개인정보 보호 계획의 수립 및 시행
2. 개인정보 처리 실태 및 관행의 정기적인 조사 및 개선
3. 개인정보 처리와 관련한 불만의 처리 및 피해 구제
4. 개인정보 유출 및 오용∙남용 방지를 위한 내부통제시스템의 구축
5. 개인정보 보호 교육 계획의 수립 및 시행
6. 개인정보파일의 보호 및 관리∙감독
7. 개인정보취급방침 및 개인정보처리방침의 수립∙변경 및 시행
8. 개인정보 보호 관련 자료의 관리
9. 처리목적이 달성되거나 보유기간이 지난 개인정보의 파기
① 개인정보 보호 책임자는 위항의 업무를 수행함에 있어서 필요한 경우 개인정보의 처리현황, 처리 체계등에 대하여 수시로 조사하거나 관계 당사자로부터 보고를 받을 수 있다.
② 개인정보 보호 책임자는 개인정보 보호와 관련하여 이 법 및 다른 관계법령의 위반사실을 알게 된 경우에는 즉시 개선조치를 하여야 하며, 필요하면 회사 내 임원진에게 개선조치를 보고하여야 한다.
제 4 장 개인정보취급자의 의무와 책임
제 8 조 (개인정보취급자의 범위 및 의무와 책임) 개인정보 보호를 위하여 개인정보취급자를 비롯한 모든 임직원은 다음 각 호의 사항을 준수하여야 한다.
1. 개인정보를 처리하는 경우에는 정보주체의 동의 하에 적법하고 공정한 수단에 의하여 업무상 필요한 최소한의 정보를 처리하여야 한다. 또한 고유식별정보 및 민감정보를 처리하고자 하는 경우에는 이에 대한 별도의 동의를 얻어야 한다.
2. 정보주체의 기본적 인권을 현저하게 침해할 우려가 있는 내용의 개인정보를 수집하여서는 아니 된다.
3. 정보주체의 동의가 있거나 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 제공받은 목적 이외의 다른 용도로 개인정보를 이용하거나 제3자에게 제공하여서는 아니 된다.
4. 개인정보의 처리 업무를 위탁하는 경우에는 반드시 문서에 의하여 위탁해야 하며, 해당 문서에는 개인정보 보호를 위해 법상 요구되는 내용이 모두 포함되어야 한다.
5. 개인정보의 처리 업무가 위탁된 경우에는 해당 개인정보가 분실, 도난, 유출, 변조 또는 훼손되지 않도록 수탁자를 교육하고, 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지 감독하여야 한다.
6. 개인정보 처리권한이 있는 자만이 해당 권한의 범위 내에서 업무를 수행하여야 한다.
7. 개인정보를 처리하거나 처리하였던 자는 직무상 알게 된 개인정보를 훼손, 침해 또는 누설하여서는 아니 된다.
8. 정보주체가 자신의 개인정보에 대한 열람, 정정, 삭제, 처리 정지를 요구하는 경우에는 본인 여부를 확인하고 지체 없이 필요한 조치를 하여야 한다.
9. 만 14세 미만인 아동의 개인정보 처리에 관한 동의를 얻고자 하는 경우에는 반드시 그 법정대리인의 동의를 얻어야 한다.
10. 개인정보가 유출되었음을 알게 되었을 때에는 지체 없이 해당 정보주체에게 유출된 개인정보의 항목 및 유출 시점과 그 경위, 대응조치 및 피해 구제절차, 신고 등을 접수할 수 있는 담당부서 및 연락처를 통지하고, 피해를 최소화하기 위한 대책을 마련하고 필요한 조치를 하여야 한다.
11. 개인정보보호 활동에 참여하고, 본 계획을 준수하고, 개인정보의 기술적, 관리적, 물리적 보호조치를 성실히 이행한다.
제 5 장 개인정보의 안전성 확보조치
제 9 조 (개인정보취급자 접근권한 관리 및 인증)
① 회사는 개인정보처리시스템 (이하 “정보시스템”이라 함) 접근에 대해 통제체계를 수립하여 관리하여야 한다.
② 회사는 개인정보취급자의 업무상 필요성 여부를 검토하여 필요한 최소한으로 접근권한을 부여하여야 하며, 업무 담당자 따라 접근권한을 차등 부여해야 한다.
③ 회사는 개인정보취급자의 퇴직, 전보 등 인사이동이 발생하는 경우 즉시 권한을 변경 또는 말소해야 한다.
④ 회사는 정보시스템에 대한 접근권한 부여, 변경, 회수 등의 내역을 5년간 보관한다. 다만, 개인정보보호법이 적용되는 개인정보에 관한 정보시스템에 대해서는 위와 같은 내역을 3년간 보관할 수 있다.
⑤ 회사는 정보시스템에 접속할 수 있는 개인정보취급자 계정을 발급하는 경우, 개인정보취급자 별로 한 개의 계정을 발급하여야 하며, 다른 개인정보취급자와 공유되지 않도록 하여야 한다.
제 10 조 (접근통제)
① 회사는 외부 네트워크를 내부 네트워크에 연결할 경우 불법적인 접근으로부터 내부 네트워크를 보호하고 침해사고를 방지하기 위하여 침입차단시스템과 침입탐지시스템을 설치∙운용하여야 한다.
② 회사는 개인정보취급자를 대상으로 다음 각 호의 사항을 포함하는 비밀번호 작성규칙을 수립하고, 이를 적용∙운용하여야 한다.
1. 영문 대문자, 영문 소문자, 숫자 및 특수문자 중 2종류 이상을 조합하여 최소 10자리 이상 또는 3종류 이상을 조합하여 최소 8자리 이상의 길이로 구성
2. 연속적인 숫자나 생일, 전화번호 등 추측하기 쉬운 개인정보 및 아이디와 비슷한 비밀번호는 사용하지 않는 것을 권고
3. 비밀번호에 유효기간을 설정하여 반기별 1회 이상 변경
③ 회사는 고객 등이 안전한 비밀번호를 이용할 수 있도록 비밀번호 작성규칙을 수립하고, 이행한다.
④ 회사는 취급중인 개인정보가 인터넷 홈페이지, P2P, 공유설정 등을 통해 열람권한이 없는 자에게 공개되거나 외부에 유출되지 않도록 개인정보처리시스템 및 개인정보취급자의 PC를 설정하여야 한다.
⑤ 회사는 개인정보취급자가 정보통신망을 통해 외부에서 개인정보처리시스템에 접속이 필요한 경우에는 가상사설망(VPN), 전용선 등의 안전한 접속 수단과 공인인증서 등의 안전한 인증 수단을 적용하여야 한다.
제 11 조 (개인정보의 암호화)
① 회사는 주민등록번호, 여권번호, 외국인등록번호, 운전면허번호(이하 총칭하여 “고유식별정보”), 비밀번호, 바이오정보 및 정보통신망을 통해 수집한 이용자의 신용카드번호, 계좌번호에 대해서는 안전한 알고리즘으로 암호화하여 저장하여야 한다. 다만, 개인정보보호법이 적용되는 고유식별정보를 내부망에 저장하는 경우에는 회사가 위험도 분석 결과에 따라 암호화의 적용 여부 및 적용범위를 판단할 수 있다.
② 제1항 정보 중 임직원 혹은 고객 본인임을 확인하는 정보시스템 접속인증을 위해 사용하는 모든 비밀번호는 복호화되지 않도록 일방향 암호화하여 저장하여야 한다.
③ 회사는 업무용 컴퓨터에 고유식별정보 또는 정보통신망을 통해 수집한 이용자의 개인정보를 저장하여 관리하는 경우 상용 암호화 소프트웨어 또는 안전한 암호화 알고리즘을 사용하여 암호화 저장하여야 한다.
④ 회사는 정보통신망을 통해 개인정보 및 인증정보를 송수신하는 경우에는 다음 각 호 중 하나의 기능을 갖추어 이를 암호화 하여야 한다. 다만, 개인정보보호법이 적용되는 개인정보 중에는 고유식별정보, 비밀번호, 바이오정보만 암호화하여 송수신한다.
1. 웹서버에 SSL(Secure Socket Layer) 인증서 또는 그에 준하는 인증서를 설치하여 고객정보를 암호화하여 송수신하는 기능
2. 웹서버에 암호화 응용프로그램을 설치하여 고객정보를 암호화하여 송수신하는 기능
⑤ 회사는 고유식별정보, 비밀번호, 바이오정보를 보조저장매체 등에 저장하여 전달하는 경우 이를 암호화하여야 한다.
제 12 조 (접속기록의 위 · 변조 방지)
① 회사는 정보시스템에 대한 개인정보취
급자의 접속내역을 월 1회 이상 정기적으로 확인하여야 하며, 그 내역을 6개월 이상 보관∙관리하여야 한다.
② 회사는 정보시스템의 접속기록이 위조, 변조, 도난, 분실되지 않도록 별도 저장장치에 정기적으로 백업하여 안전하게 보관하여야 한다.
제 13 조 (보안프로그램의 설치 및 운영)
① 회사는 정보시스템 및 개인정보취급자의 업무용 컴퓨터 등에 바이러스 및 악성코드의 감염 여부를 항시 점검 · 치료할 수 있도록 백신프로그램 등의 보안프로그램을 설치 · 운영해야 한다.
② 회사는 제1항의 보안프로그램의 자동 업데이트 기능을 사용하거나, 일 1회 이상 주기적으로 업데이트를 실시해야 한다.
③ 회사는 악성 프로그램 관련 경보가 발령된 경우 또는 사용 중인 응용 프로그램이나 운영체제 소프트웨어의 제작업체에서 보안 업데이트 공지가 있는 경우, 즉시 이에 따른 업데이트를 실시해야 한다.
제 14 조 (물리적 접근 방지)
① 회사는 전산실, 자료보관실 등 개인정보를 보관하고 있는 물리적 보관 장소를 별도로 두고 있는 경우에는 이에 대한 출입통제 절차를 수립 · 운영하여야 한다.
② 회사는 개인정보가 포함된 서류, 보조저장매체 등을 잠금장치가 있는 안전한 장소에 보관하여야 한다.
③ 회사는 개인정보가 포함 된 보조저장매체의 반출/입 통제를 위한 보안대책을 마련하여야 한다. 다만, 별도의 개인정보처리시스템을 운영하지 아니하고 업무용 컴퓨터 또는 모바일 기기를 이용하여 개인정보를 처리하는 경우에는 이를 적용하지 아니할 수 있다.
④ 회사는 화재, 홍수, 단전 등의 재해 및 재난 발생 시 개인정보처리 시스템 보홀흘 위한 위기대응 매뉴얼 등 대응 절차를 마련하고 정기적으로 점검하여야 한다. 또한 개인정보처리시스템 백업 및 복구를 위한 계획을 마련하여야 한다.
제 15 조 (개인정보 출력 및 복사 보호조치)
① 회사는 정보시스템에서 화면출력, 인쇄, 파일생성 등의 방법으로 개인정보를 출력하는 경우 용도를 특정하여야 하며, 용도에 따라 출력되는 항목을 최소화하여야 한다.
② 회사는 개인정보가 포함된 종이 인쇄물, 개인정보가 복사된 외부 저장매체 등 개인정보의 출력∙복사 기록 등 필요한 보호조치를 갖추어야 한다.
제 16 조 (개인정보 파기)
① 회사는 개인정보의 보유기간이 경과된 경우에는 정당한 사유가 없는 한 보유기간의 종료일로부터 5일 이내에 그 개인정보를 지체 없이 파기하여야 한다. 단, 법령의 규정에 따라 보존할 필요가 있는 경우에는 법령에 따라 해당 개인정보를 보존한다는 점을 분명히 표시하고 보존하여야 한다.
② 개인정보를 파기할 때는 다음 각 호에서 정하는 방법 등을 이용하여 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다.
1. 시스템 또는 PC 상에 전자적 파일 형태로 저장된 개인정보는 해당 기록을 복구할 수 없도록 충분한 기술적 조치를 취하여 삭제하여야 한다.
2. 개인정보가 포함된 문서(기록물, 인쇄물 및 서면 등)는 문서세절기 또는 기타 방법으로 파쇄하거나 소각하여 파기한다.
3. 개인정보가 저장된 기록 매체는 영구 포맷을 하거나, 매체 자체를 파쇄하는 방법으로 파기한다.
③ 회사는 외부업체에 개인정보를 제공하는 경우 해당 업체로 하여금 개인정보 파기목록을 유지하도록 하고, 주기적으로 해당 파기목록을 점검할 수 있다.
④ 개인정보 보호책임자는 개인정보 파기 시행 후 파기결과를 확인하여야 한다.
제 17 조 (개인정보 보호 조직 구성 및 운영)
회사는 개인정보의 안전한 처리를 위하여 다음 각 호의 사항을 포함하는 조직을 구성하고 운영하여야 한다.
① 개인정보 보호책임자의 지정
② 개인정보 보호책임자의 지휘, 감독 하에 개인정보 보호 책임자의 업무를 지원하는 담당자의 지정
③ 개인정보를 처리하는 개인정보취급부서의 지정
제 18 조 (개인정보 유출 사고 대응)
① 회사는 개인정보의 유출 사고 발생 시 신속한 대응을 통해 피해 발생을 최소화하기 위해 개인정보 유출사고 대응 계획을 수립하고 시행하여야 한다.
② 제1항에 따른 개인정보 유출사고 대응 계획에는 긴급조치, 유출 통지, 조회 및 신고 절차, 고객 민원 대응조치, 현장 혼잡 최소화 조치, 고객 불안 해소조치, 피해자 구제조치 등을 포함하여야 한다.
③ 회사는 개인정보 유출에 따른 피해복구 조치 등을 수행함에 있어 정보 주체의 불편과 경제적 부담을 최소화할 수 있도록 노력하여야 한다.
제 19 조 (위험도 분석 및 대응)
① 회사는 개인정보가 분실, 도난, 유출, 위조, 변조 또는 훼손되지 아니하도록 위험도 분석을 수행하고 필요한 보안조치 적용 등 대응방안을 마련하여야 한다.
② 제1항에 따른 위험도 분석은 개인정보 위험도 분석 기준을 활용하거나 위험 요소를 식별 및 평가하는 등의 방법으로 수행 할 수 있다.
③ 회사는 개인정보 유출에 따른 피해복구 조치 등을 수행함에 있어 정보 주체의 불편과 경제적 부담을 최소화할 수 있도록 노력하여야 한다.
제 6 장 개인정보보호 교육 및 정기 감사
제 20 조 (개인정보보호 교육)
① 회사는 개인정보 보호 및 침해사고 예방을 위하여 임직원을 대상으로 다음과 같이 개인정보보호 정기 교육을 실시한다.
1. 교육횟수: 연 2회
2. 교육대상: 개인정보취급자 및 기타 개인정보보호 교육이 필요한 자
3. 교육내용 및 방법: 개인정보의 안전한 처리 및 침해사고 예방을 위한 교육을 실시하며, 전체 집체 교육, 부서별 교육, 그룹웨어 활용 교육 등 구체적 상황에 맞는 방법을 통해 교육을 실시한다.
② 회사는 개인정보보호와 관련하여 중요한 사례가 있거나, 개인정보보호 업무와 관련하여
중요한 변경 사항이 있는 경우 등 필요한 경우에는 수시로 개인정보보호 교육을 할 수 있다.
③ 개인정보 보호책임자는 교육실시 내역에 대한 근거자료를 최소 2년간 보관해야 한다.
제 21 조 (개인정보보호 감사의 시행)
① 회사는 연 1회 이상 개인정보의 기술적∙관리적∙물리적 보호조치가 제대로 이행되고 있는지를 점검하기 위하여 내부 또는 외부 감사를 시행할 수 있다.
② 개인정보 보호책임자는 감사의 시행 결과를 대표이사에게 보고하여야 하며, 문제점이 발견된 경우에는 이에 대한 해결 방안도 함께 보고하여야 한다.
③ 자체 내부감사 결과는 인트라넷 등을 통하여 임직원들에게 공표하며, 개인정보 보호책임자는 내부관리계획 변경을 비롯하여 문제점 해결에 필요한 조치를 취하여야 한다.
④ 회사는 개인정보보호 관련 법령 및 본 계획을 위반하여 개인정보를 처리한 임직원에 대해 위반 행위의 유형, 손해 발생 여부, 위험성의 정도 등을 고려하여 해고, 징계 기타 불이익을 줄 수 있다.
⑤ 개인정보 보호책임자는 제1항 감사 시행 결과를 최소 2년간 보관해야 한다.