Dichiarazione sulla protezione dei dati per la richiesta di informazioni mediche

Noi – Bayer (Schweiz) AG e Berlis AG, entrambe con sede in Uetlibergstrasse 132, CH-8045 Zurigo (di seguito «noi», «nostro/a/i/e» e «ci») – desideriamo illustrare come, in qualità di titolari del trattamento, trattiamo i dati personali dell’utente quando questi ci contatta per una richiesta di informazioni mediche.

1. Per quali finalità vengono trattati i dati e a quale principio giuridico facciamo riferimento?

È possibile contattare il nostro Servizio di informazioni mediche per i diversi scopi seguenti. Se, nel farlo, l’utente ci fornisce dati personali tra cui (ove specificato) indicazioni sulla propria salute, tratteremo tali dati al fine di evadere la sua richiesta o per scopi di garanzia della qualità. Se ci invia una richiesta di informazioni mediche, inseriamo i dati personali in essa contenuti nella nostra banca dati di informazioni mediche. Trattiamo i seguenti dati personali per gestire la richiesta di informazioni mediche e fornire all’utente una risposta adeguata:

informazioni di contatto (es. nome, indirizzo, numero di telefono/fax/cellulare, indirizzo e-mail o altre informazioni per il contatto, anche online);
dati demografici (es. età/fascia d’età, data di nascita, sesso).

Inoltre, se la richiesta dell’utente include informazioni come le seguenti, possiamo trattare anche quelle considerate dati personali degni di particolare protezione, ad esempio (elenco non esaustivo):

dati su opinioni o attività religiose, ideologiche, politiche o sindacali;
dati su salute, intimità, appartenenza a una determinata razza o etnia;
dati genetici;
dati biometrici che identificano in modo univoco una persona fisica;
dati su procedimenti o provvedimenti amministrativi e penali;
dati su misure di assistenza sociale.

Il principio giuridico per il trattamento dei dati personali dipende dal motivo per cui l’utente ci contatta.

Se l’utente ha domande sull’assunzione e sull’uso dei nostri prodotti e noi trattiamo i suoi dati sanitari per rispondere al suo quesito, abbiamo bisogno del suo consenso come principio giuridico per il trattamento di tali dati. In questo contesto l’elaborazione dei dati sanitari, così come la registrazione di conversazioni telefoniche per finalità di formazione e audit, avviene solo se l’utente ha prestato il suo esplicito consenso, ad esempio, al telefono o nella sua richiesta scritta.

Se l’utente ci segnala effetti collaterali, reclami su prodotti o altri eventi rilevanti per la sicurezza dei prodotti, il trattamento di questi dati è consentito dal pubblico interesse per garantire un elevato standard di sicurezza per i nostri prodotti. Inoltre, siamo tenuti per legge a segnalare alle autorità competenti e, se del caso, al titolare dell’omologazione del prodotto, gli eventi rilevanti per la sicurezza dei prodotti, almeno in forma anonima.

In caso di richieste generiche (es. invio di materiale informativo, domande sui tempi di consegna), il principio giuridico per il trattamento dei dati personali deriva dall’immediata conclusione o elaborazione di un contratto.

2. Divulgazione di dati personali
2.1 Trattamento dei dati da parte di terzi

Per il trattamento della richiesta dell’utente vengono impiegati talvolta fornitori di servizi specializzati che si occupano di evadere la sua richiesta e quindi anche di trattare i suoi dati personali per nostro conto. I nostri fornitori vengono accuratamente selezionati e regolarmente controllati. Eseguono il trattamento dei dati personali unicamente per nostro conto e conformemente alle nostre istruzioni, sulla base dei relativi contratti in merito al trattamento dei dati.

Il fornitore di servizi che utilizziamo per determinate richieste di informazioni mediche, Conduent Commercial Solutions, LLC, riceve e/o tratta le richieste da un paese UE, dal Regno Unito o dalla Turchia.

2.2 Divulgazione all’interno di Bayer (Schweiz) AG Berlis AG, divulgazione a terzi

L’accesso ai dati personali dell’utente è limitato al personale che si occupa dell’elaborazione e della risposta alla richiesta dello stesso utente o a quella di uno specialista in virtù della sua attività, e al personale del call center di Conduent Commercial Solutions, LLC, e relative società del gruppo (vedere 2.1). Le richieste per le quali il Servizio informazioni mediche non è competente saranno inoltrate agli uffici preposti. Le segnalazioni di effetti collaterali, i reclami su prodotti o altri eventi rilevanti per la sicurezza dei prodotti vengono trasmessi al reparto di farmacovigilanza o di controllo qualità. Nell’ambito dei requisiti di legge, questi dati possono essere comunicati alle autorità competenti o a un’eventuale titolare dell’omologazione del prodotto e trasmessi ad altre società Bayer. Se i dati personali vengono trasferiti in un paese al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo per il quale l’ente legalmente responsabile non ha stabilito un livello adeguato di protezione dei dati, garantiremo un’adeguata protezione dei dati personali mediante accordi speciali con altre società Bayer. Il trasferimento a società terze in tali paesi avviene in base alle clausole contrattuali standard riconosciute dall’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) per il trasferimento di dati personali a responsabili del trattamento in paesi terzi e, se necessario, in base a misure di sicurezza ulteriori. Il livello di protezione dei dati nel paese di destinazione viene verificato regolarmente e le misure vengono adeguate al bisogno.

3. Obblighi di conservazione dei dati personali

I dati personali dell’utente saranno conservati nella nostra banca dati per le richieste di informazioni mediche per 2 anni al massimo. Se l’utente ha acconsentito alla registrazione della conversazione per finalità di formazione e audit, tali registrazioni saranno conservate per un periodo di 90 giorni. Se i dati personali dell’utente vengono trasmessi al reparto di farmacovigilanza o al controllo qualità, saranno conservati anche ai sensi delle disposizioni di legge sull’archiviazione e sulla comunicazione di informazioni su farmacovigilanza e controllo qualità. La legge ci impone di archiviare le informazioni relative alle notifiche di farmacovigilanza e ai reclami sui prodotti almeno per la durata del ciclo di vita del prodotto e per altri dieci anni dopo il ritiro dal mercato del prodotto in questione.

4. Informazioni relative ai diritti dell’utente

Per quanto riguarda i dati personali dell’utente, è possibile richiedere in qualsiasi momento:

a. informazioni e accesso ai dati personali in nostro possesso (tra cui il diritto alla portabilità dei dati);

b. la rettifica o la cancellazione dei dati personali e la limitazione del trattamento; inoltre è possibile opporsi al trattamento dei propri dati personali.

È possibile revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

È altresì possibile presentare reclamo all’autorità competente per la protezione dei dati se si sospetta una violazione. In Svizzera, l’autorità competente per la protezione dei dati è l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza.

Facciamo presente che non si tratta di diritti assoluti e che ci riserviamo il diritto di applicare qualsiasi restrizione imposta dalla legge.

Per esercitare i propri diritti, si prega di contattarci come descritto di seguito. Facciamo presente, inoltre, che se l’identità dell’utente non è inequivocabilmente chiara e se non può essere stabilita altrimenti, potremmo richiedere una copia di un documento di identità.

Per eventuali quesiti in merito alla protezione dei dati o al consenso prestato per esercitare i propri diritti, è possibile contattarci come segue: Bayer (Schweiz) AG, Data Privacy Officer, c/o Bayer Consumer Care AG, Peter Merian-Strasse 84, CH-4002 Basel oppure inviando un’e-mail a privacy_ch@bayer.com.

Ottobre 2022

MA-OTH-CH-0056-1