Déclaration de protection des données pour les demandes médicales
Par les présentes, nous, Bayer (Schweiz) AG et Berlis AG, toutes deux sises à Uetliberstrasse 132, CH-8045 Zurich, Suisse (ci-après « nous », « notre », « nos »), souhaitons vous informer qu’en tant que service responsable, nous traitons vos données personnelles si vous vous adressez à nous avec une demande médicale.
1. À quelle fin traitons-nous vos données, quelles sont les données concernées et sur quelle base légale ?
Vous pouvez contacter notre service Medical Information pour les différentes raisons suivantes. Si vous nous communiquez des données personnelles, nous traitons ces données, y compris les informations sur votre santé (dans la mesure où elles ont été indiquées) afin de traiter votre demande ou à des fins d’assurance qualité. Si vous vous adressez à nous avec une demande médicale, nous saisissons les données personnelles qu’elle contient dans notre base de données d’informations médicales. Nous traitons les données personnelles suivantes pour répondre à votre demande médicale et vous envoyer la réponse correspondante :
- Coordonnées (p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone/fax/mobile, adresse e-mail ou autres informations pour la prise de contact [en ligne]),
- Données démographiques (p. ex. âge/tranche d’âge, date de naissance, sexe).
Si elles font partie de votre demande, nous pouvons en outre traiter des informations considérées comme des données personnelles sensibles, telles que (liste non exhaustive) :
- Données sur des convictions ou activités d’ordre religieux, philosophique, politique ou syndical,
- Données sur la santé, la sphère intime ou l’appartenance ethnique,
- Données génétiques,
- Données biométriques qui permettent d’identifier une personne physique de manière univoque,
- Données sur les poursuites ou sanctions administratives et pénales,
- Données sur les mesures d’aide sociale.
La base légale du traitement de vos données personnelles dépend du motif de votre prise de contact.
Si vous avez des questions sur la prise et l’utilisation de nos produits et que nous traitons des données relatives à la santé vous concernant pour répondre à votre question, nous avons besoin de votre consentement comme base légale pour le traitement des données. Dans ce contexte, un traitement de données relatives à la santé ainsi que l’enregistrement d’une conversation téléphonique à des fins de formation et d’audit n’interviennent que si vous nous donnez votre consentement à ce sujet, p. ex. expressément par téléphone ou par le biais de votre demande écrite.
Si vous nous signalez des effets secondaires, des réclamations concernant un produit ou d’autres événements relatifs à la sécurité des produits, l’intérêt public autorise le traitement de ces données pour garantir un standard de sécurité élevé pour nos produits. De plus, nous sommes légalement tenus de signaler aux autorités compétentes et, le cas échéant, au titulaire de l’autorisation du produit, les événements liés à la sécurité des produits sous forme anonyme.
Si vous avez des demandes d’ordre général (p. ex. envoi de matériel d’information, questions sur les délais de livraison), la base légale du traitement des données personnelles découle du lien direct avec la conclusion ou l’exécution d’un contrat.
2. Transmission de données personnelles
2.1 Externalisation du traitement
Pour le traitement de votre demande, nous faisons appel dans une certaine mesure à des prestataires spécialisés pour que votre demande et vos données personnelles soient traitées en notre nom. Ces prestataires sont rigoureusement sélectionnés et régulièrement contrôlés par nos soins. Ils traitent des données personnelles uniquement à notre demande et conformément à nos instructions, sur la base de contrats d’externalisation.
Conduent Commercial Solutions, LLC, le prestataire auquel nous faisons appel pour certaines demandes médicales, reçoit et/ou traite votre demande au sein de l’UE, au Royaume-Uni ou en Turquie.
2.2 Transmission au sein de Bayer (Schweiz) AG et Berlis AG et transmission à des tiers
L’accès à vos données personnelles est limité aux collaborateurs qui participent au traitement et à la réponse à votre demande ou qui doivent être informés de la demande d’un spécialiste en raison de leur activité professionnelle, ainsi qu’à la société d’exploitation du centre d’appel Conduent Commercial Solutions, LLC et ses sociétés du groupe (voir 2.1). Nous transmettons les demandes pour lesquelles le service Medical Information n’est pas compétent à nos services spécialisés. Les signalements d’effets secondaires, de réclamations de produits ou les autres informations sur les événements liés à la sécurité des produits sont transférés au service Pharmacovigilance ou à l’assurance qualité. Dans le cadre des dispositions légales en vigueur, ces données peuvent être signalées aux autorités compétentes ou à l’éventuel titulaire de l’autorisation du produit et transmises à d’autres sociétés Bayer. Si vos données sont transmises dans un pays situé hors de l’Union européenne ou de l’espace économique européen, pour lequel l’instance légalement compétente à cet égard n’a pas pu constater de niveau de protection des données suffisant, nous veillons à assurer une protection suffisante de vos données personnelles, notamment en concluant des accords spécifiques avec d’autres sociétés Bayer. Un transfert à des entreprises tierces dans de tels pays intervient sous réserve de la conclusion des clauses contractuelles standard reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) pour la transmission de données personnelles à des sous-traitants dans des pays tiers et, si nécessaire, avec des mesures de sécurité supplémentaires. Le niveau de protection des données du pays destinataire fait l’objet d’examens réguliers et les mesures sont adaptées en conséquence.
3. Délai de conservation des données personnelles
Vos données à caractère personnel sont enregistrées pour une période maximale de 2 ans dans notre base de données pour les demandes médicales. Si vous avez consenti à l’enregistrement de la conversation à des fins de formation ou d’audit, ces enregistrements sont conservés pour une durée de 90 jours. Si vos données personnelles sont transmises au département Pharmacovigilance ou à l’assurance qualité, elles y sont également enregistrées conformément aux dispositions légales relatives à l’enregistrement et au signalement d’informations sur la pharmacovigilance et l’assurance qualité. Nous sommes légalement tenus d’archiver les informations relatives aux signalements de pharmacovigilance et les réclamations de produits au moins pendant la durée du cycle de vie du produit et pendant dix années supplémentaires après le retrait du marché du produit concerné.
4. Remarques sur vos droits
En ce qui concerne vos données personnelles, vous pouvez nous demander à tout moment :
a. Des renseignements et un accès aux données enregistrées chez nous vous concernant (y compris le droit à la transmissibilité des données) ;
b. De corriger ou supprimer vos données personnelles, de limiter le traitement de vos données et de vous opposer à leur traitement.
Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment sans que cela n’affecte la légalité du traitement intervenu avant cette révocation.
Vous pouvez également déposer une réclamation auprès des autorités compétentes en matière de protection des données si vous soupçonnez une infraction. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html).
Veuillez noter qu’il ne s’agit pas de droits absolus et que nous nous réservons le droit d’appliquer les restrictions prévues par la loi.
Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter comme précisé ci-dessous. Nous attirons votre attention sur le fait que nous vous demanderons le cas échéant de fournir une copie de votre pièce d’identité si votre identité n’est pas clairement identifiable et ne peut pas être établie d’une autre manière.
Si vous avez des questions relatives à la protection des données ou à votre consentement ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez vous adresser à : Bayer (Schweiz) AG, Data Privacy Officer, c/o Bayer Consumer Care AG, Peter Merian-Strasse 84, CH-4002 Bâle ou envoyer un e-mail à privacy_ch@bayer.com.
Octobre 2022
MA-OTH-CH-0056-1