Datenschutzerklärung für Medizinische Anfragen

Hiermit möchten wir, die Bayer (Schweiz) AG und die Berlis AG, beide Uetlibergstrasse 132, CH-8045 Zürich, (im Folgenden auch „uns“, „unser“ und „wir“) Sie informieren, wie wir als verantwortliche Stelle Ihre Personendaten verarbeiten, wenn Sie sich mit einer medizinischen Anfrage an uns wenden.

1. Wofür werden welche Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage?

Sie können unseren Medical Information Dienst für die nachfolgenden unterschiedlichen Zwecke kontaktieren. Wenn Sie uns dabei Personendaten mitteilen, verarbeiten wir diese Daten, einschließlich (sofern angegeben) Angaben über Ihre Gesundheit, um Ihre Anfrage zu bearbeiten oder zum Zweck der Qualitätssicherung. Wenn Sie uns eine medizinische Anfrage stellen, geben wir die darin enthaltenen Personendaten in unsere Datenbank für medizinische Informationen ein. Wir verarbeiten die folgenden Personendaten, um Ihre medizinische Anfrage zu bearbeiten und Ihnen eine entsprechende Antwort zu übermitteln:

• Kontaktinformationen (z. B. Name, Adresse, Telefon-/Fax-/Handynummer, E-Mail-Adresse oder andere Informationen für die (Online)-Kontaktaufnahme)
• Demografische Daten (z. B. Alter/Altersgruppe, Geburtsdatum, Geschlecht)

Sollten solche Informationen Teil Ihrer Anfrage sein, können wir darüber hinaus Informationen verarbeiten, die als besonders schützenswerte Personendaten gelten, wie z.B. (nicht abschliessend):

• Daten über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten oder Tätigkeiten,
• Daten über die Gesundheit, die Intimsphäre oder die Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie,
• genetische Daten,
• biometrische Daten, die eine natürliche Person eindeutig identifizieren,
• Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen,
• Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Personendaten ist dabei vom Anlass Ihrer Kontaktaufnahme abhängig.

Wenn Sie Fragen zur Einnahme und Anwendung unserer Produkte haben und wir zur Beantwortung Ihrer Frage gesundheitsbezogene Daten über Sie verarbeiten, benötigen wir dazu Ihre Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Eine Verarbeitung von gesundheitsbezogenen Daten, sowie die Aufnahme eines Telefongesprächs zu Schulungs- und Auditierungszwecken findet in diesem Zusammenhang nur statt, wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilt haben, z.B. ausdrücklich am Telefon oder durch Ihre schriftliche Anfrage.

Wenn Sie uns von Nebenwirkungen, Produktbeanstandungen oder anderen produktsicherheitsrelevanten Ereignissen berichten, ist die Verarbeitung dieser Daten zur Gewährleistung eines hohen Sicherheitsstandards bei unseren Produkten durch öffentliches Interesse erlaubt. Wir sind außerdem gesetzlich verpflichtet, produktsicherheitsrelevante Ereignisse jedenfalls in anonymer Form den zuständigen Behörden, und gegebenenfalls der Zulassungsinhaberin des Produktes, zu melden.

Wenn Sie allgemeine Anfragen haben (z.B. Zusendung von Informationsmaterial, Fragen zu Lieferzeiten), folgt die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Personendaten aus dem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrages.

2. Weitergabe von Personendaten
2.1 Auftragsverarbeitung

Für die Verarbeitung Ihrer Anfrage setzen wir in gewissem Umfang spezialisierte Dienstleister ein, die Ihre Anfrage und damit auch Ihre Personendaten in unserem Auftrag verarbeiten. Unsere Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig kontrolliert. Sie verarbeiten Personendaten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf der Grundlage entsprechender Verträge über eine Auftragsverarbeitung. 

Der von uns für bestimmte medizinische Anfragen beauftragte Dienstleister Conduent Commercial Solutions, LLC, nimmt Ihre Anfrage entweder innerhalb der EU, in UK oder in der Türkei entgegen und/oder verarbeitet diese dort.

2.2 Weitergabe innerhalb der Bayer (Schweiz) AG und der Berlis AG und Übermittlung an Dritte

Der Zugriff auf Ihre Personendaten ist auf diejenigen Mitarbeiter/innen beschränkt, die an der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage beteiligt sind oder im Falle einer Anfrage einer Fachperson aufgrund ihrer geschäftlichen Tätigkeit davon zu benachrichtigen sind, sowie auf den Call-Center-Betreiber Conduent Commercial Solutions, LLC und seine Konzerngesellschaften (siehe dazu 2.1). Anfragen, für die der Medical Information Dienst nicht zuständig ist, werden an die bei uns fachlich zuständigen Stellen weitergeleitet. Meldungen zu Nebenwirkungen, Produktbeanstandungen oder andere Informationen zu produktsicherheitsrelevanten Ereignissen werden an die Abteilung Pharmakovigilanz oder an die Qualitätssicherung weitergegeben. Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben können diese Daten den zuständigen Behörden oder einer allfälligen Zulassungsinhaberin des Produktes gemeldet sowie an andere Bayer-Gesellschaften übermittelt werden. Sofern Ihre Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, für das die dafür gesetzlich zuständige Stelle kein ausreichendes Datenschutzniveau festgestellt hat, sorgen wir für einen ausreichenden Schutz Ihrer Personendaten, insbesondere durch den Abschluss spezieller Vereinbarungen mit anderen Bayer-Gesellschaften. Ein Transfer an Drittfirmen in solche Länder findet unter dem Abschluss von den vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln für die Übermittlung von Personendaten an Auftragsverarbeiter in Drittländer sowie, sofern notwendig, unter darüberhinausgehenden Sicherheitsmassnahmen statt. Das Datenschutzniveau im Zielland wird regelmässig überprüft und die Massnahmen gegebenenfalls angepasst.

3. Aufbewahrungsfristen für Personendaten

In unserer Datenbank für medizinische Anfragen werden Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von maximal 2 Jahren gespeichert. Sofern Sie der Aufzeichnung des Gesprächs zu Schulungs- oder Auditierungszwecken zugestimmt haben, werden diese Aufnahmen für die Dauer von 90 Tagen aufbewahrt. Wenn Ihre Personendaten an die Abteilung Pharmakovigilanz oder an die Qualitätssicherung weitergegeben werden, erfolgt dort eine darüber hinaus gehende Speicherung in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen zur Speicherung und Meldung von Informationen zur Pharmakovigilanz und der Qualitätssicherung. Wir sind gesetzlich verpflichtet, Informationen zu Pharmakovigilanz-Meldungen und Produktbeanstandungen mindestens für die Dauer des Produktlebenszyklus und für weitere zehn Jahre nachdem das betroffene Produkt vom Markt genommen wurde zu archivieren.

4. Hinweise zu Ihren Rechten

In Bezug auf Ihre Personendaten können Sie uns jederzeit auffordern: 

a. Auskunft über und Zugriff auf die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu geben (inkl. Recht auf Datenübertragbarkeit);

b. Ihre Personendaten zu korrigieren oder zu löschen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken und Sie können Widerspruch gegen die Verarbeitung erheben;

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem erfolgten Widerruf beeinträchtigt wird.

Sie können auch eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen, sofern Sie einen Verstoss vermuten. In der Schweiz ist die zuständige Datenschutzbehörde der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.

Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um absolute Rechte handelt und wir uns das Recht vorbehalten, die gesetzlich vorgeschriebenen Einschränkungen durchzusetzen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte wie unten beschrieben an uns. Wir weisen Sie darauf hin, dass wir Sie gegebenenfalls um die Vorlage einer Kopie von Ausweisdokumenten bitten, wenn Ihre Identität nicht eindeutig erkennbar ist und nicht anderweitig festgestellt werden kann.

Sollten Sie Fragen in Zusammenhang mit dem Datenschutz oder Ihrer Einwilligung haben oder von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an: Bayer (Schweiz) AG, Data Privacy Officer, c/o Bayer Consumer Care AG, Peter Merian-Strasse 84, CH-4002 Basel oder senden Sie eine E-Mail an privacy_ch@bayer.com.

Oktober 2022

MA-OTH-CH-0056-1