Paziņojums par datu aizsardzību, veicot nevēlamu notikumu apstrādi, izskatot medicīniskas informācijas pieprasījumus un izskatot sūdzības par produktiem

Šajā paziņojumā par datu aizsardzību (“paziņojums”) ir sniegta svarīga informācija par to, kā uzņēmums “Bayer AG”, Kaiser-Wilhelm-Allee 1, 51373 Lēverkūzene (Leverkusen), Vācija, un tā saistītie uzņēmumi (kopā saukti “Bayer”) apstrādā personas datus, lai apstrādātu informāciju par nevēlamiem notikumiem, medicīniskas informācijas pieprasījumus, kā arī pārvaldītu tehniska rakstura sūdzības par produktiem. Personas dati ir jebkāda informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu. Personas datus aizsargā piemērojamie tiesību akti attiecībā uz datu aizsardzību, piemēram, ES Vispārīgā datu aizsardzības regula (ES) 2016/679 (“VDAR”) un citas.

Lai iegūtu informāciju par datu aizsardzību saistībā ar citiem mērķiem, lūdzu, apmeklējiet vietni bayer.com/dppa.

Papildu informācija par konkrētā valstī piemērojamo datu aizsardzību var būt pieejama Bayer tīmekļa vietnēs, kas attiecas uz konkrētām valstīm.

Ja Jums ir kādi jautājumi par šo paziņojumu vai par to, kā mēs izmantojam personas datus, sazinieties ar mums, izmantojot paziņojuma beigās atrodamo kontaktinformāciju.

Bayer izstrādā un tirgo cilvēkiem paredzētas recepšu zāles, medicīnas ierīces un bezrecepšu produktus, piemēram, medikamentus, uztura bagātinātājus un kosmētikas līdzekļus (“Bayer veselības produkti”). Izstrādes procesa laikā un laikā, kad Bayer veselības produkti ir pieejami tirgū, mūsu produktu lietotāji var saskarties ar nevēlamiem notikumiem, uzdot jautājumus saistībā ar mūsu produktiem vai rast aizdomas, ka mūsu produktiem ir tehnisks defekts. Kad ar mums sazinās, lai risinātu šādas situācijas, mums var būt nepieciešams apstrādāt Personas datus.

Mēs apstrādājam Personas datus, lai pārvaldītu nevēlamus notikumus

Bayer ir juridisks pienākums uzraudzīt visu Bayer veselības produktu drošību, kas tiek izstrādāti vai tirgoti jebkurā valstī. Mūsu t.s. “farmakovigilances” darbības mērķis ir atklāt, novērtēt, izprast un novērst farmaceitisko produktu, tostarp recepšu zāļu, bezrecepšu zāļu un medicīnas ierīču, blakusparādības (ierīču incidenti). Minētās darbības tiek veiktas ar mērķi aizsargāt sabiedrības veselību un nodrošināt augstus produktu kvalitātes un drošības standartus. Mēs varam uzzināt par nevēlamiem notikumiem, ja mums par tiem paziņo, mēs tos identificējam, vai arī tad, ja tie tiek publicēti, piemēram, sociālo mediju kanālos.

Farmakovigilances pasākumu ietvaros mēs varam apstrādāt personas datus, lai:

• izmeklētu nevēlamo notikumu;
• ievadītu nevēlamo notikumu mūsu globālajā drošības informācijas datubāzē;
• sazinātos ar Jums nolūkā iegūt papildu informāciju par nevēlamo notikumu, par kuru ziņojāt;
• salīdzinātu informāciju par nevēlamo notikumu ar informāciju par citiem nevēlamiem notikumiem, par kuriem Bayer ir ziņots, lai analizētu ražošanas partijas, Bayer veselības produkta vai aktīvās vielas drošumu kopumā, un
• sniegtu obligātos ziņojumus valsts un/vai reģionālajām kompetentajām regulatīvajām iestādēm, lai tās varētu analizēt ražošanas partijas, Bayer veselības produkta, ģenēriskā produkta vai aktīvās vielas drošumu.

Minēto darbību veikšanai var tikt izmantotas IT sistēmas ar mākslīgo intelektu. Šādos gadījumos, kad tas ir iespējams, identificējoša informācija tiks rediģēta. Anonimizēta nevēlamu notikumu informāciju var tikt izmantota mūsu sistēmas un ar to saistīto procesu attīstīšanai. 

Publicējot informāciju par nevēlamiem notikumiem (piemēram, gadījumu izpēti un kopsavilkumus), mēs neiekļausim nekādu identificējošu informāciju, lai neizpaustu Jūsu identitāti.

Mēs apstrādājam personas datus, lai atbildētu uz medicīniskas informācijas pieprasījumiem

Ja jūs sazinieties ar mums, uzdodot jautājumu par Bayer veselības produktiem, mēs varam apstrādāt Jūsu personas datus, lai

• apstrādātu Jūsu pieprasījumu un sniegtu atbilstošu atbildi;
• ievadītu pieprasījumu medicīniskās informācijas datubāzē. Šīs darbības izpildei var tikt izmantota informācija, kuru sniedzāt mūsu aģentam tīmekļa tērzētavā;
• sazinātos ar Jums, lai uzdotu papildjautājumus un sniegtu skaidrojumus. Tas var ietvert pagaidu anonimizēta zvana stenogrammas izveidi, ar kuras palīdzību IT aizmugursistēma (backend) sniedz noderīgu informāciju zvanu aģentam sarunas laikā;
• nodrošinātu mūsu pakalpojumu kvalitāti. Lai to paveiktu, iespējams, lūgsim Jūsu piekrišanu zvana ierakstīšanai.

Dažās valstīs mēs varam piedāvāt medicīniskās informācijas pakalpojumus, izmantojot mākslīgā intelekta (MI) botus internetā vai pa tālruni. Gadījumos, kad saziņa notiek ar mākslīgā intelekta botiem, tas ir atsevišķi norādīts.

Lai sniegtu atbildi uz Jūsu jautājumu, mums ir jāņem vērā, vai esat veselības aprūpes speciālists vai ne.

Ja esat veselības aprūpes speciālists, kam ir nodibināts pastāvīgu kontakts ar Bayer, mēs varam izmantot Jūsu pieprasījumu un atsauksmes par sniegtajiem medicīniskās informācijas pakalpojumiem, lai labāk sagatavotos turpmākai sadarbībai ar Jums. Šim nolūkam mēs varam apvienot informāciju no Jūsu medicīniskās informācijas pieprasījuma ar informāciju no citiem iekšējiem avotiem.

Mēs apstrādājam personas datus, lai pārvaldītu sūdzības par produktiem

Uzņēmums Bayer ir ieviesis stingru kontroli, lai nodrošinātu Bayer veselības produkta kvalitāti. Tomēr pastāv iespēja, ka Bayer veselības produktam ir kāds defekts vai tas neatbilst Jūsu kvalitātes prasībām

Jūsu atsauksmes vai jautājumi par Bayer veselības produktu kvalitāti palīdz mums uzlabot kvalitātes un kontroles metodes un ražošanas procesus. Nolūkā pārvaldīt Jūsu atsauksmes vai pieprasījumus, mēs varam apstrādāt personas datus, lai

• apstrādātu Jūsu sūdzību un sniegtu atbilstošu atbildi;
• ievadītu datus sūdzību pārvaldības datubāzē;
• sazinātos ar Jums, lai uzdotu papildjautājumus un sniegtu skaidrojumus;
• analizētu sūdzību par produktu;
• nodrošinātu mūsu pakalpojumu kvalitāti.

Atkarībā no mērķa mums var būt nepieciešama personas datu apstrāde. Apstrāde ietver tādas darbības kā datu vākšana, apstrāde, analīze, pārsūtīšana, glabāšana un dzēšana.

Lai pārvaldītu nevēlamus notikumus, iespējama šādu datu apstrāde:

Dati, kas attiecas uz ziņotāju, kurš ziņo par nevēlamiem notikumiem, var būt šādi:

• kontaktinformācija, piemēram, vārds, uzvārds, adrese, tālrunis/fakss/mobilais tālrunis/e-pasts vai cita kontaktinformācija;
• profesija (tas ļauj noteikt, kādi jautājumi Jums tiks uzdoti, vadoties pēc Jūsu medicīnisko zināšanu līmeņa);
• attiecības ar ziņojuma subjektu.

Dati, kas attiecas uz personu, kura cietusi no nevēlama notikuma, var būt šādi:

• informācija, kas ļauj identificēt gadījumu un novērst dubultu ziņošanu, piemēram, vārds un/vai iniciāļi (ja norādīti);
• demogrāfiskie dati, piemēram, dzimšanas datums, vecuma grupa, dzimums, svars vai augums;
• medicīniska informācija par nevēlamo notikumu, piemēram:
  • sīkāka informācija par Bayer veselības produktu, par kuru ir aizdomas, ka tas izraisījis nevēlamo notikumu, tostarp informācija par dozējumu, lietošanas iemesliem vai izmaiņām ierastajā lietošanas režīmā;
  • sīkāka informācija par līdztekus lietojamām zālēm, tostarp dozējumu, lietošanas ilgumu, lietošanas iemesliem vai izmaiņām ierastajā lietošanas režīmā;
  • sīkāka informācija par nevēlamo notikumu, ārstēšanu saistībā ar to, iespējamo ilgtermiņa ietekmi, ko izraisījis nevēlamais notikums, vai cita medicīniskā informācija, kas uzskatāma par būtisku, tostarp tādi dokumenti kā laboratorijas ziņojumi, zāļu lietošanas vēsture un pacienta slimības vēsture;
• informācija par veselību, rases vai etnisko piederību, reliģisko pārliecību un seksuālo dzīvi.

Lai izskatītu medicīniskas informācijas pieprasījumus, mēs varam apstrādāt turpmāk minētos personas datus:

Dati, kas attiecas uz personu, kura iesniedz medicīniskas informācijas pieprasījumu vai sūdzību par produktu, var būt šādi:

• kontaktinformācija, piemēram, vārds, uzvārds, adrese, tālrunis/fakss/mobilais tālrunis/e-pasts vai cita kontaktinformācija;
• demogrāfiskie dati, piemēram, dzimšanas datums, vecuma grupa, dzimums, svars vai augums;
• informācija, kas sniegta medicīniskās informācijas pieprasījumā, piemēram, informācija par veselību, rases vai etnisko piederību, reliģisko pārliecību un seksuālo dzīvi;
• Saziņas ietvaros veikto zvanu audio ieraksts (pamatojoties uz Jūsu sniegto piekrišanu);
• Jūsu viedoklis par mūsu medicīniskās informācijas pakalpojumiem.

Lai izskatītu sūdzības par produktiem, mēs varam apstrādāt turpmāk minētos personas datus: 

Dati, kas attiecas uz personu, kura iesniedz medicīniskas informācijas pieprasījumu vai sūdzību par produktu, var būt šādi:

• kontaktinformācija, piemēram, vārds, uzvārds, adrese, tālrunis/fakss/mobilais tālrunis/e-pasts vai cita kontaktinformācija;
• demogrāfiskie dati, piemēram, dzimšanas datums;
• informācija, kas tiek sniegta pieprasījuma vai sūdzības ietvaros;
• informācija par produkta iegādi/izcelsmi, piemēram, aptieka, slimnīca, tīmekļa vietne;
• informācija par aprūpētājiem, kas varētu būt strādājuši ar produktu.
  

Jebkurai personas datu apstrādei ir nepieciešams konkrēts juridiskais pamats. Turpmāk mēs izskaidrojam, uz kādiem tipiskiem juridiskā pamata veidiem mēs balstāmies, apstrādājot personas datus. Atsaucēm uz tiesību aktiem ir ilustratīvs raksturs; atkarībā no konkrētās valsts tiesību aktiem var būt piemērojamas papildu un/vai alternatīvas atsauces.

Apstrāde nevēlamu notikumu pārvaldīšanas nolūkos. Bayer apstrādā informāciju par nevēlamiem notikumiem saistībā ar Bayer veselības produktiem atbilstoši piemērojamiem farmakovigilances tiesību aktiem. Ja šāda informācija ietver personas datus, apstrāde tiek veikta, vadoties pēc sabiedrības interesēm sabiedrības veselības jomā, piemēram, lai nodrošinātu augstus veselības aprūpes un medikamentu vai medicīnas ierīču kvalitātes un drošības standartus (VDAR 6. panta 1. punkta “c”, “e” apakšpunkts un 9. panta 2. punkta ”i” apakšpunkts saistībā ar farmakovigilances tiesību aktiem un vietējiem tiesību aktiem datu aizsardzības jomā). Apstrāde var notikt arī, vadoties pēc uzņēmuma Bayer leģitīmām interesēm, lai turpinātu uzlabot Bayer veselības produktus (VDAR 6. panta 1. punkta “f” apakšpunkts).

Apstrāde medicīniskās informācijas pieprasījuma izskatīšanas nolūkos. Bayer apstrādā Jūsu personas datus, lai sniegtu atbildi uz Jūsu medicīniskās informācijas pieprasījumu. Mums ir leģitīma interese apstrādāt Jūsu personas datus, lai atbildētu uz Jūsu pieprasījumu un izpildītu dokumentācijas un uzskaites prasības (VDAR 6. panta 1. punkta “f” apakšpunkts). Ja tas ir iespējams un juridiski nepieciešams, mēs lūdzam Jūsu piekrišanu, kad Jūs sazināties ar mums (VDAR 6. panta 1. punkta “f” apakšpunkts un 9. panta 2. punkta “a” apakšpunkts).

Apstrāde sūdzību par produktu izskatīšanas nolūkos. Bayer apstrādā Jūsu personas datus, lai sniegtu atbildi uz Jūsu sūdzību par produktu. Apstrāde balstās uz netiešo piekrišanu, ko jūs sniedzat, aktīvi sazinoties ar mums un paļaujoties uz atbildes saņemšanu (VDAR 6. panta 1. punkta “a” apakšpunkts). Tad mūsu juridiskais pienākums ir apstrādāt Jūsu personas datus, lai atbildētu uz Jūsu sūdzību, pārvaldītu sūdzības parauga pieprasījumu un izpildītu dokumentācijas un lietvedības prasības, tostarp dalītos ar sniegto informāciju ar atbildīgo juridisko ražotāju (VDAR 6. panta 1. punkta “c” apakšpunkts).

Bayer glabā personas datus tik ilgi, cik nepieciešams, lai izpildītu mērķus, kādiem tie tika vākti, un lai ievērotu tiesību aktos noteiktos uzglabāšanas termiņus vai citas juridiskās apstrādes prasības.

Nevēlami notikumi. Mēs izmantojam un glabājam personas datus saskaņā ar tiesību aktiem, kas reglamentē ar drošumu (farmakovigilanci) saistītas informācijas glabāšanu un paziņošanu. Tāpēc mums var būt jāuzglabā šāda informācija visu produkta dzīves cikla laiku un papildu laiku, kas atkarīgs no vietējiem noteikumiem, pēc tam, kad attiecīgās zāles vai medicīnas ierīce vairs nav tirdzniecībā.

Medicīniskas informācijas pieprasījumi. Pēc tam, kad esam atbildējuši uz Jūsu pieprasījumu, mēs saglabājam informāciju par pieprasījumu tik ilgi, cik tas nepieciešams vietējās lietvedības prasību un normatīvo aktu ievērošanas nolūkā. Ja saziņai izmantojat MI botu, šī informācija ietver pilnu saziņas stenogrammu. Pēc glabāšanas perioda beigām, Jūsu personas dati tiks dzēsti vai anonimizēti atbilstoši vietējām datu privātuma prasībām. 

Mūsu vispārējais glabāšanas periods personas datiem, kas iegūti medicīniskas informācijas pieprasījumu ietvaros, ir 10 gadi. Lai ievērotu noteiktas vietējas prasības, dažās valstīs tiek piemēroti atšķirīgi datu uzglabāšanas termiņi, skatīt (saite).

Ja piekrītat zvanu ierakstīšanai kvalitātes nodrošināšanas nolūkos, šāds ieraksts tiks uzglabāts ne ilgāk kā 1 gadu.

Atsauksmes par mūsu medicīniskās informācijas pakalpojumiem, ko sniedz veselības aprūpes speciālisti, kuriem ir nodibināts kontakts ar Bayer, tiks uzglabātas 36 mēnešus.

Sūdzības par produktu. Pēc tam, kad esam atbildējuši uz Jūsu sūdzību, mēs uzglabājam informāciju par to lietvedības prasību un normatīvo aktu ievērošanas nolūkos tik ilgi, cik to paredz vietējie tiesību akti.

Apstrādājot personas datus drošības, medicīniskās informācijas pieprasījumu izskatīšanas vai sūdzību pārvaldības nolūkos, mēs varam pārsūtīt personas datus šādām saņēmēju kategorijām:

• Bayer grupas saistītajiem uzņēmumi, lai apstrādātu drošības informāciju, medicīniskas informācijas pieprasījumu vai sūdzību;
• Pakalpojumu sniedzējiem, kas palīdz apstrādāt nevēlamus notikumus, medicīniskas informācijas pieprasījumus vai sūdzības uzņēmuma Bayer vārdā, piemēram, zvanu centru operatori, IT mitināšanas pakalpojumu sniedzēji vai aģentūras, kas palīdz novērtēt atsevišķus gadījumus. To starpā bieži tiek izmantoti šādu pakalpojumu sniedzēju pakalpojumi:
  • “Accenture Services GmbH” un starptautiskās filiāles: nevēlamu notikumu novērtēšana, IT mitināšana.
  • “Capgemini Deutschland GmbH” un starptautiskās filiāles: IT pakalpojumi.
  • “Conduent Commercial Solutions, LLC.” un starptautiskās filiāles: zvanu centri medicīniskas informācijas pieprasīšanai.
  • “TATA Consultancy Services Deutschland GmbH” un starptautiskās filiāles: nevēlamu notikumu novērtēšana.
  • “TransPerfect Remote Interpreting, Inc.”: tulkošanas pakalpojumi.
• Farmaceitiskie uzņēmumi, kas ir Bayer pārdošanas, izplatīšanas vai licences partneri, ja farmakovigilances pienākumi attiecībā uz Bayer veselības produktiem paredz drošības informācijas apmaiņu. Bayer ir noslēdzis līgumus par datu aizsardzību ar turpmāk minētajiem farmācijas uzņēmumiem.
• Uzraudzības iestādēm, ja šāda nosūtīšana ir juridiski nepieciešama, piemēram, saistībā ar (domājamu) nevēlamu notikumu.
• Trešās puses uzņēmējdarbības pārņēmēju konkrēta Bayer veselības produkta vai ar to saistīta projekta pārdošanas, cesijas vai nodošanas gadījumā.
• Ārpakalpojuma juristiem, ja tas nepieciešams, lai pamatotu juridiskus lēmumus un uzturētu juridiskas prasības vai aizstāvētu pret juridiskām prasībām.

Uzņēmums Bayer ir noslēdzis līgumus par datu aizsardzību ar visiem pakalpojumu sniedzējiem, kas Bayer vārdā apstrādā personas datus. Pakalpojumu sniedzēji tiek regulāri uzraudzīti, lai nodrošinātu, ka tie apstrādā personas datus saskaņā ar līgumiem par datu aizsardzību un tajos noteiktajiem drošības pasākumiem.

Personas datu starptautiska nosūtīšana. Apstrādājot personas datus drošības, medicīniskas informācijas pieprasījuma vai sūdzības par produktu izskatīšanas nolūkos, Bayer var pārsūtīt personas datus uz citām valstīm, nevis tām, kurās personas dati ir iegūti. Šādās citās valstīs var būt atšķirīgs (mazāk stingrs) datu aizsardzības režīms nekā datu izcelsmes valstī.

Eiropas Ekonomikas zonā (EEZ) savāktos personas datus var nosūtīt uz valsti, attiecībā uz kuru Eiropas Komisija nav pieņēmusi lēmumu, ka tā nodrošina atbilstošu datu aizsardzības līmeni (“nedrošas trešās valstis”).

Veicot datu starptautisku nosūtīšanu, Bayer rūpīgi gādā, lai tas tiktu darīts tikai saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Tas tiek darīts, piemēram, noslēdzot ar saņēmēju īpašus līgumus par datu aizsardzību vai pamatojoties uz piekrišanu (piemēri nav izsmeļoši).

Attiecībā uz personas datiem, kas savākti EEZ, Bayer parasti piemēro tā sauktās līguma standartklauzulas, ko Eiropas Komisija ir pieņēmusi kā atbilstošus drošības pasākumus saskaņā ar VDAR 46. panta 2. punkta “c” apakšpunktu. Līguma standartklauzulu kopiju var saņemt pēc pieprasījuma. EEZ savākto personas datu pārsūtīšanai uz nedrošām trešām valstīm var būt atšķirīgs juridiskais pamats, piemēram, ja tas ir nepieciešams svarīgu sabiedrības interešu ievērošanas dēļ (VDAR 49. panta 1. punkts).

Piemērojamie datu aizsardzības tiesību akti nodrošina, ka personām, kuru personas datus mēs apstrādājam, ir noteiktas privātuma tiesības attiecībā uz viņu personas datiem. Minētais tostarp iekļauj tiesības:

• pieprasīt informāciju par Bayer apstrādātajiem personas datiem;
• pieprasīt personas datu labošanu, ja tie ir nepareizi vai nepilnīgi;
• pieprasīt personas datu dzēšanu, piemēram, ja tie vairs nav nepieciešami nolūkiem, kādiem tie tika vākti vai apstrādāti, vai ja to turpmākai apstrādei nav juridiska pamata;
• pieprasīt apstrādes ierobežošanu, piemēram, ja tiek apstrīdēta personas datu precizitāte vai apstrāde ir nelikumīga;
• pieprasīt personas datu pārsūtīšanu vispārēji izmantojamā formātā pieprasījuma iesniedzējam vai citam pārzinim, piemēram, ja apstrāde balstās uz piekrišanu;
• iebilst pret personas datu apstrādi, ciktāl šādas apstrādes pamatā ir Bayer leģitīmās intereses;
• atsaukt jebkādu piekrišanu personas datu apstrādei, ko pieprasījuma iesniedzējs, iespējams, ir devis. Piekrišanas atsaukšana neietekmē pirms piekrišanas atsaukšanas notikušās apstrādes likumību;
• iesniegt sūdzību datu aizsardzības iestādē.

Atkarībā no attiecīgajiem piemērojamajiem tiesību aktiem var tikt piemērotas papildu tiesības. Informācija par šo var būt pieejama Bayer tīmekļa vietnēs, kas paredzētas attiecīgajām valstīm.

Ja Jums ir kādi jautājumi par datu aizsardzību saistībā ar Bayer veikto nevēlama notikuma izskatīšanu, medicīniskas informācijas pieprasījumu vai sūdzību par produktiem apstrādi, izmantojiet tīmekļa vietnē atrodamo saziņas veidlapu vai sazinieties ar mūsu uzņēmuma datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz šādu adresi:

Grupas datu aizsardzības speciālists
Bayer AG
51368 Lēverkūzene (Leverkusen), Vācija
E-pasts: data.privacy@bayer.com 

Saskaņā ar VDAR 27. pantu “Bayer AG” ir mūsu ārpuseiropas juridisko personu pārstāvis Eiropas Savienībā. Ar pārstāvi iespējams sazināties, rakstot uz šādu adresi:

Datu aizsardzības pārstāvis
Bayer AG
51368 Lēverkūzene (Leverkusen), Vācija
E-pasts: dp-representative@bayer.com 

Vietējie līgumi par datu aizsardzību ir pieejami attiecīgajās Bayer tīmekļa vietnēs, kas paredzētas konkrētām valstīm.

Mēs laiku pa laikam varam atjaunināt paziņojumu par datu aizsardzību, veicot nevēlamu notikumu (farmakovigilance) apstrādi, izskatot medicīniskas informācijas pieprasījumus un sūdzības par produktiem. Paziņojuma par datu aizsardzību grozījumi būs publicēti mūsu tīmekļa vietnē. Visi grozījumi stājas spēkā, tiklīdz tie ir publicēti mūsu tīmekļa vietnē. Tādēļ mēs iesakām regulāri apmeklēt vietni, lai iegūtu informāciju par iespējamiem atjauninājumiem.

Spēkā esošā redakcija: DP-PVMIPTC-2409