Publicación de datos

Privacidad de los datos: información sobre publicación individual de datos

Metodología

Bayer publica de forma individual todas las transferencias de valor realizadas a profesionales sanitarios. Consecuentemente, Bayer solamente informa al profesional sanitario del propósito del Código de Farmaindustria, de sus modificaciones y del procesamiento de datos, antes de la primera transacción relevante.

Este enfoque responde a las modificaciones introducidas por Farmaindustria el 27 de mayo de 2016 en el Código de Buenas Prácticas de la Industria Farmacéutica, de acuerdo con el Informe emitido por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), del 22 de abril de 2016, en el que la Agencia reconoce el interés legítimo por la transparencia como base jurídica del tratamiento, sin que se haya producido cambio alguno al respecto con la entrada en vigor del nuevo Reglamento Europeo (UE) 2016/679 de Protección de Datos, que sigue contemplando dicha base jurídica en el artículo 6.1.f). Por tanto, no es preciso el consentimiento de los interesados para realizar la publicación de los datos individuales.

Duración de la publicación 

Metodología

Conforme al Código de Farmaindustria, nuestro informe está disponible por un período de tres años. Si es necesario (por ejemplo, por motivos legales), se podrá modificar el plazo de publicación del informe como proceda. Si un profesional sanitario desea corregir sus datos, debe ponerse en contacto con Bayer a través del siguiente correo electrónico: codigodetransparencia@bayer.com, indicando claramente su nombre, DNI/CIF y su correo electrónico. Estos cambios se realizarán dentro del plazo legalmente establecido.

Interacciones transfronterizas

Ejemplo

Nuestra sociedad filial en Italia formaliza un acuerdo de consultoría con un profesional sanitario español y abona unos honorarios por los servicios prestados. 

Metodología

Las transferencias de valor realizadas por una sociedad filial local a un profesional sanitario o una organización sanitaria con consulta principal en otro país serán comunicadas por nuestra sociedad filial con sede en este país. En el ejemplo anterior, será nuestra entidad jurídica española la que informe de la transferencia de valor.

Si, al contrario, nuestra sociedad en España contrata a un profesional que ejerce en Italia y le abona sus honorarios, nuestra sociedad filial de Italia informará de la transferencia de valor.

Publicación de transferencias de valor otorgadas en moneda extranjera

Ejemplo

Un médico que ejerce en España recibe financiación por parte de Bayer para participar en un congreso sanitario en Estados Unidos y la cuota de participación se abona en dólares estadounidenses. 

Metodología

Todas las transferencias de valor especificadas en nuestro informe se indicarán en euros. Si el pago original no se realizó en euros, convertiremos la cantidad utilizando el tipo de cambio medio del mes en el que se realizó la transferencia de valor. Consulte la pregunta “¿Qué hacemos si puede tenerse en cuenta más de un período de informe al publicar los detalles de una transferencia de valor?"  para ver la definición de la fecha que consideramos la fecha de la transferencia de valor. En el ejemplo, convertiríamos a euros la cuota de participación abonada. El tipo de cambio sería el tipo de cambio medio del mes en que se celebró el congreso.

IVA

El Código Farmaindustria permite a las empresas miembro publicar cifras brutas o netas (es decir, con o sin IVA). 

Metodología

Por norma general, Bayer publicará todas las transferencias de valor como importes sin IVA. En aquellos casos que Bayer o sus proveedores no puedan desglosar la parte correspondiente al IVA, el importe que se transparentará será con IVA. Asimismo, en el caso de que correspondan impuestos individuales (por ejemplo, IRPF, tasa turística, etc.), estos se incluirán o no se descontarán en las cantidades publicadas. 

Transferencias de valor relacionadas con grupos de productos que no solo incluyen productos farmacéuticos con receta médica

Antecedentes legales

De acuerdo con el Código Farmaindustria, las transferencias de valor solo se tienen en cuenta si están relacionadas con medicamentos sujetos a receta médica. Sin embargo, en la práctica, este tipo de transferencias de valor pueden estar relacionadas con un grupo de productos formado por una combinación de productos farmacéuticos con y sin receta médica y otros productos. 

Ejemplo 1

Profesionales sanitarios que son invitados a un acto científico en el que se presentan los resultados de un ensayo clínico relacionado con un medicamento sujeto a receta médica. A la vez, en el mismo acto se proporciona información sobre medicamentos de venta libre. 

Metodología

Siempre que las transferencias de valor no estén relacionadas exclusivamente con medicamentos o dispositivos médicos de venta libre, Bayer publicará la totalidad de dichas transferencias.

Ejemplo 2

Se formaliza un acuerdo de consultoría con un profesional sanitario relacionado con un medicamento de venta libre, y se le abonan los correspondientes honorarios.

Metodología

Si el profesional entra en el circuito de prescripción y susceptible de recibir transferencias de valor relacionadas con medicamentos de prescripción, se publicarán las transferencias de valor aunque no sean directamente relacionadas con medicamentos sujetos a receta médica, con la finalidad de aumentar la transparencia.

Período del informe

Ejemplo

Esta situación puede producirse en varios casos:

Un profesional sanitario accede durante un período de informe a aparecer como ponente invitado en un acto, los vuelos se reservan durante este período, pero el acto en sí tiene lugar en el siguiente período.

Se otorga el patrocinio de un evento en un período de informe, pero está relacionado con un acto que se celebrará en el siguiente período.

Se contrata a un ponente para un acto al final de un período de informe, pero la factura se recibe y los honorarios se pagan en el siguiente período.

Un profesional sanitario firma un contrato de consultoría a largo plazo con Bayer para un período de 18 meses. 

Metodología

Publicaremos las transferencias de valor de acuerdo con las siguientes normas:

En el caso de actividades a corto plazo dentro de un período definido (por ejemplo, congresos u otros actos científicos), la fecha de inicio de esta actividad es decisiva. En el caso de actividades a largo plazo, la fecha de inicio de la actividad, junto con la fecha de contabilización de la factura, determinarán el período de informe al que corresponden. Las donaciones siempre se comunican en el período de informe en el que se realizan.

Si la factura de una actividad a corto plazo no se recibe a tiempo de incluir la transferencia de valor en un informe, la cantidad se publicará en el siguiente informe.

En los ejemplos, esta metodología conduce a los siguientes resultados:

Como el acto es una actividad a corto plazo, todas las transferencias de valor relacionadas se incluirán en el período de informe en el que se celebre el acto. Solo si la factura (por ejemplo, de una agencia de viajes) se recibe demasiado tarde, la información se incluirá en el siguiente período de informe.

Como el acto es una actividad a corto plazo, el patrocinio se incluirá en el período de informe en el que se celebre el acto. Solo si la factura se recibe demasiado tarde, la información se incluirá en el siguiente período de informe.

Como el ponente es contratado para un acto específico, el pago se incluirá en el período de informe en el que se celebre el acto. Solo si la factura se recibe demasiado tarde, la información se incluirá en el siguiente período de informe.

Puesto que el contrato de consultoría comprende varios actos, la comunicación de las transferencias de valor derivadas de los mismos se realizarán tomando en consideración la fecha de inicio del contrato de consultoría. Solo si la factura se recibe demasiado tarde, la información se incluirá en el siguiente período de informe.

Si nuestra metodología cambiara y una transferencia de valor que se habría publicado en el último período de informe de acuerdo con la normativa anterior ahora se deberá publicar en el período de informe anterior, seguiremos publicándola en el último período de informe. Esto significa que cualquier cambio en la metodología no debe conducirnos a dejar de publicar datos sobre cualquier transferencia de valor sujeta a publicación de acuerdo con la normativa.

Si por otros motivos se detectara una transferencia de valor que conforme a la normativa debería constar en período de informe anterior, procederemos a su comunicación en el próximo período de informe.

Publicación de una transferencia de valor relacionadas con acuerdos contractuales de varios años de duración

Ejemplo

Esta situación puede producirse, por ejemplo, si formalizamos un contrato de consultoría con un médico con un plazo de validez del 1 de julio de 2022 al 31 de diciembre de 2025 y por unos honorarios de 3 500 euros, que se abonan en varios pagos. 

Metodología

En este caso, revelaremos cada uno de los pagos basándonos en la fecha en que recibamos la factura correspondiente. Los detalles dependerán del contrato con el consultor (por ejemplo, qué servicios se acuerdan y durante qué período, qué cantidades se prevén por estos servicios, etc.).

Pagos de patrocinio a más de una organización

Metodología

Por lo general, publicaremos los detalles de la transferencia de valor de forma individualizada, de acuerdo con el Código Farmaindustria. Si una transferencia de valor puede asignarse a prorrata a las organizaciones relevantes, cada parte se publicará con el nombre de la organización correspondiente.

Si el prorrateo no es posible, asumiremos que cada organización recibe la misma cantidad y lo publicaremos de este modo.

Transferencia de valor a organización de investigación por contrato (CRO)

Antecedentes

Las organizaciones de investigación clínica/por contrato son organizaciones que ofrecen servicios remunerados de puesta en marcha y ejecución de estudios clínicos a empresas del sector farmacéutico. 

Metodología

Al ser las CROs actores en los procesos de investigación clínica, las transferencias de valor que se hagan a su favor se transparentaran de acuerdo con la normativa general respecto a las organizaciones sanitarias. Estas transferencias de valor aparecerán en la publicación agregada por estar relacionadas con Investigación y Desarrollo.

Registro de una transferencia de valor otorgada a universidades y otros centros educativos

Metodología

Publicaremos los datos de las transferencias de valor a universidades y otros centros educativos si se produce la participación de, por ejemplo, un hospital universitario, o de uno o varios profesionales sanitarios integrados en dicha universidad o centro educativo. En este caso, publicaremos los datos de cada una de estas transferencias de valor a nombre de la universidad o el centro educativo a los que se otorgan.

Transferencias de valor indirectas a profesionales y organizaciones sanitarios

Metodología

En el caso de que tengamos conocimiento de que una transferencia de valor que hemos realizado a un tercero ha sido transferida a profesionales u organizaciones sanitarios, o que estas personas se han beneficiado de ella, por regla general, en la medida que legalmente sea posible y siempre que pueda proporcionarse con exactitud y consistencia, publicaremos los datos de dicha transferencia de valor a nombre del profesional o la organización relevante.

Gastos de transporte conjunto

Antecedentes legales

Según el Código Farmaindustria, no es necesario asignar las transferencias de valor pagadas en forma de gastos de transporte para un grupo de profesionales sanitarios a los profesionales sanitarios que forman dicho grupo si la identificación de los participantes no es factible.  

Metodología

En el caso de que sea factible identificar a los miembros del grupo, publicaremos el gasto de transporte conjunto dividiéndolo a partes iguales entre los participantes.

Donaciones a hospitales o clínicas

Ejemplo

Es posible que la donación se realice bien a un hospital o clínica en su conjunto, bien a un departamento o unidad dentro de la institución, como la unidad de oncología. 

Metodología

Si la donación está destinada claramente a un departamento o unidad específicos de un hospital y este departamento es una entidad jurídica con n.º de identificación fiscal propio, publicaremos los datos de la donación e indicaremos el nombre del departamento. Si la donación se realiza al hospital en conjunto, o si el departamento no es una entidad jurídica, publicaremos la donación a nombre del hospital.

Patrocinio

Antecedentes legales

De acuerdo con el Código Farmaindustria, un patrocinio es cualquier acuerdo en el que Bayer realiza una transferencia de valor a cambio de publicidad en un evento. En virtud del Código Farmaindustria, solo están sujetos a las obligaciones de publicación los actos organizados por una organización sanitaria o en su nombre. 

Metodología

Publicaremos la cantidad íntegra del patrocinio acordada en el contrato de patrocinio. El importe del patrocinio se determina a partir del valor normal de mercado de la difusión de publicidad obtenida.

Reuniones científico-profesionales: definición

Metodología

Definimos como reunión científico-profesional una reunión o actividad (por ejemplo, convención, conferencia, simposio, etc.) cuyo objetivo es ofrecer información médica o científica o contribuir a la formación continua de los profesionales sanitarios.

Reuniones científico-profesionales: cuotas de participación

Metodología

Por regla general, publicaremos las cuotas de participación abonadas como transferencias de valor a los profesionales sanitarios en el apartado destinado a "cuotas de inscripción". El importe total de las cuotas asumidas durante el período del informe se publicará desglosado por profesional sanitario. Este tipo de cuotas también pueden publicarse para una organización sanitaria, por ejemplo, si Bayer respalda la participación de cierto número de médicos que trabajan en un hospital y el hospital elige a los participantes, sin que se pueda establecer un vínculo entre Bayer y los participantes y sin que Bayer conozca la identidad de los mismos. En este caso, se considera que el hospital es el receptor de la transferencia de valor.

Reuniones científico-profesionales: gastos de viaje y alojamiento

Metodología

Informamos a nivel individual del pago de cualquier gasto de viaje y alojamiento de un profesional sanitario y una organización sanitaria relacionado con reuniones científico-profesionales que no esté relacionado con servicios ni actividades de investigación y desarrollo. Esto incluye, por ejemplo, los gastos de vuelos, trenes, taxis y hoteles.

En el caso de que la reunión científico-profesional sea un evento interno o no tenga un coste de inscripción, solamente se informan los importes pagados por el viaje y el alojamiento, si existen.

Si el viaje se organiza a través de una agencia de viajes externa, no se informará de los costes administrativos de dicha agencia. La agencia de viajes estará obligada contractualmente a facilitarnos la información relativa a las transferencias de valor que se han realizado a los distintos participantes.

Reuniones científico-profesionales: organización por parte de una agencia de organización de actos

Metodología

Si una reunión científico-profesional (convención, conferencia, simposio, etc.) está organizada por una agencia de organización de eventos y pagamos la transferencia de valor a esta agencia, pero el acto tiene una relevancia clara para una organización sanitaria, por lo general, publicaremos los datos de dicha transferencia de valor a nombre de la organización sanitaria. Por regla general, publicaremos el importe íntegro del patrocinio. Solo si recibimos información concreta sobre la transferencia de una cantidad limitada a la organización sanitaria, informaremos únicamente de esta cantidad limitada.

Actos de desarrollo profesional continuado: costes de eventos organizados por Bayer

Metodología

Bayer no cobra cuotas de participación para sus eventos, por lo que no se produce una transferencia de valor. En el caso de que asumamos los gastos de viaje y alojamiento de quienes participan en nuestros eventos, los detalles de los mismos se publicarán en la categoría prevista al efecto indicando el nombre del profesional sanitario. 

Ejemplo:

Por la contratación de un stand comercial en un congreso (10.000 euros), Bayer obtiene, además, 10 inscripciones sin coste añadido. Cada inscripción tiene un precio oficial de 200 euros, que se puede consultar en el dossier del congreso o en la web.

Metodología

Como criterio general, cuando las inscripciones tienen un precio oficial, y Bayer las otorga a profesionales sanitarios, éstas se publican como transferencias de valor, asignadas individualmente a los profesionales sanitarios que se benefician de ellas. El valor total de las inscripciones se restará del patrocinio: en el caso del ejemplo, se publicarán 8.000 euros a nombre de la organización sanitaria en concepto de Colaboraciones/Patrocinios y 200 euros a nombre de los 10 profesionales sanitarios en concepto de Cuotas de Inscripción.

En el caso de inscripciones que no cuenten con un precio predeterminado, solicitaremos al organizador que indique un importe lo más ajustado posible al valor de mercado, siendo éste el importe que transparentaremos a los correspondientes profesionales sanitarios.

Honorarios de servicios y consultoría: definición

Antecedentes legales

Los honorarios de servicios y consultoría se estipulan en su contrato correspondiente. Entendemos que se trata de cualquier transferencia de valor realizada a cambio de cualquier tipo de servicio relevante para el Código Farmaindustria.

Metodología

En la categoría de honorarios de servicios y consultoría registramos cualquier transferencia de valor (monetaria o no monetaria) otorgada a cambio de servicios prestados por profesionales sanitarios u organizaciones sanitarias. Puesto que sus conocimientos y  experiencia son esenciales para el avance de la ciencia y la atención al paciente, los servicios prestados por expertos se remunerarán al valor razonable de mercado.

Por lo general, los honorarios se pagan por servicios como contratación de ponentes o consultoría. Si los servicios prestados están vinculados a actividades que pueden incluirse en el ámbito de la categoría “Investigación y desarrollo”, estos honorarios se incluirán en dicha categoría.

Honorarios de servicios y consultoría: gastos relacionados

Antecedentes legales

En lo referente a las transferencias de valor que se incluyen en la categoría "Honorarios de servicios y consultoría", la plantilla de registro de datos prevé que los gastos relacionados se publiquen de forma adicional a los honorarios y por separado. Estos gastos suelen incluir los gastos de viaje y alojamiento.

Metodología

Publicaremos en este apartado todos los gastos relacionados con servicios. Tenga en cuenta lo siguiente: en algunos casos, solo pueden notificarse gastos de un profesional sanitario porque no se pagan honorarios por sus servicios.

Investigación y desarrollo

Nuestro enfoque

Si una transferencia de valor está relacionada con actividades de I+D, solo publicaremos la transferencia de valor total sin especificar el nombre del receptor.

I+D: definición

Nuestro enfoque

En la categoría "I+D" publicaremos las transferencias de valor relacionadas con estudios no clínicos (de acuerdo con los Principios de Buenas Prácticas de Laboratorio de la OCDE), estudios clínicos de las fases I a IV (en virtud de la Directiva 2001/20/CE) y estudios observacionales. Se transparentarán todos los importes derivados de estos estudios, incluyendo prestación de servicios, gastos de alojamiento y transporte, entre otros.

Como excepción a lo indicado en el párrafo anterior, las transferencias de valor realizadas a organizaciones sanitarias y a profesionales sanitarios relacionadas con estudios observacionales de medicamentos de naturaleza prospectiva, aun siendo Investigación y Desarrollo, deberán ser publicados por las compañías farmacéuticas de forma individual bajo la categoría de "prestación de servicios".

I+D: investigación básica

Nuestro enfoque

En el caso de que respaldemos investigaciones básicas en forma, por ejemplo, de donaciones a un hospital universitario, publicaremos la transferencia de valor correspondiente en la categoría "Donaciones".

I+D fuera del informe de transferencias de valor

Nuestro enfoque

La cifra de inversiones en I+D que aparecen en este informe no recoge el 100% de las inversiones de la compañía en investigación y desarrollo, solo aquellas que están incluidas bajo el concepto I+D explicado en esta nota metodológica. Por tanto, no incluye otras inversiones como aquellas realizadas a organizaciones de investigación por contrato por la puesta en marcha y seguimiento de ensayos clínicos (CRO) que no estén recogidas tal y como se indica en esta nota metodológica.

Data privacy: information on individual data publication

Methodology

Bayer individually publishes all ToV made to HCPs. Consequently, Bayer only informs the HCP of the purpose of the Farmaindustria Code, its amendments and data processing before the first relevant transaction.

This approach responds to the modifications introduced by Farmaindustria on 27 May 2016 in the Pharmaceutical Industry Code of Good Practice, according to the Report issued by the Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) [Spanish Agency for Data Protection], of 22 April 2016, in which the Agency recognises the legitimate interest for transparency as the legal basis for processing, without any changes in this regard resulting from the entry into force of the new European Regulation (EU) 2016/679 on Data Protection, which continues to contemplate said legal basis in article 6.1.f). Therefore, the consent of the interested parties is not necessary for publication of the individual data.

Duration of publication

Methodology

In line with the Farmaindustria Code, our report is available for a period of three years. If required for specific (e.g. legal) reasons, we will amend accordingly.

If a HCP wants to change his/her data, he/she should send an email asking for that with his/her legal ID number to codigodetransparencia@bayer.com. These changes should be implemented within the legal time requirements.

Cross-border interactions

Example

This sort of situation includes those cases where our local affiliate in Italy concludes a consultancy agreement with a Spain-based HCP and pays an honorarium for the services provided. 

Methodology

Transfers of Value made by a local affiliate to a Healthcare Professional or Organization with primary practice in a different state will be reported by our affiliate which is based in this country. In the examples above, the Transfer of Value will be reported by our Spanish legal entity.

If, the other way round, our company in Spain hires a professional who practices in Italy and pays their fees, our subsidiary company in Italy will report the ToV.

Publication of ToV granted in a foreign currency

Example

A doctor based in Spain receives funding from us to take part in a healthcare congress in the US and the attendance fee is paid in US dollars. 

Methodology

All ToV specified in our report will be denominated in the currency of the recipient’s country of primary practice. If the original payment was not made in euros, we will convert the amount based on the average exchange rate in the month the transfer of value was made. Please refer to the question, “What do we do if more than one reporting period can be considered when posting the details of a ToV?". Regarding the definition of the date, we consider as the transfer of value date. In the example, we would convert the covered attendance fee to euros. The exchange rate will be the average exchange rate in the month of the congress.

VAT

The Farmaindustria Code allows member companies to publish gross or net figures (i.e. including or excluding VAT). 

Methodology

As a general rule, Bayer will report all transfers of value as amounts excluding VAT. In those cases where Bayer or its suppliers cannot break down the part corresponding to VAT, the amount that will be disclosed will be with VAT. Similarly, in cases where individual taxes are incurred (e.g. IRPF, tourist tax, etc), these will be included, or will not be discounted, in the published amounts.

ToV connected to product groups, which do not solely comprise prescription pharmaceuticals

Legal Background

Under the Farmaindustria Code, ToVs are only covered in connection with prescription-only medications. In practice, however, such ToVs may relate to a group of products made up of a combination of prescription-only and non-prescription pharmaceuticals and other products. 

Example 1

Healthcare Professionals are invited to a scientific event, where results of a clinical trial related to a prescription-only medicine are presented. At the same time, information on over-the-counter medicines in the same therapeutic area is provided. 

Methodology

As long as transfers of value are not exclusively connected to over-the-counter medicines or medical devices – , Bayer will disclose such transfers of value in full.

Example 2

A consultancy agreement related to a over-the-counter product is signed with a Healthcare Professional, and the corresponding honoraria are paid.

Methodology

If the HCP is able to prescribe and likely to receive transfers of values related to prescription medicines, we will disclose the transfers of value even though not related to prescription medicines, with the aim of increasing transparency.

Reporting period

Example

This situation may arise in various situations:

A healthcare professional agrees during one reporting period to appear as a guest speaker at an event, the flights are already booked during this period, but the event itself takes place in the following reporting period.

A sponsorship for an event is granted in one reporting period, but relates to an event taking place in the next reporting period.

A speaker is engaged for an event at the end of one reporting period, but the invoice is received and the honorarium is paid in the next reporting period.

An HCP enters into a long-term consultancy contract with Bayer, which lasts for 18 months. 

Methodology

We will publish ToV in accordance with the following rules:

In case of short term activities within a defined timeframe (e.g. congresses or other scientific events), the start date of this activity is decisive. In case of long term activities, the start date of the activity and the posting date of the relevant invoice determines the reporting period. Donations are always reported in the reporting period where they are made.

Should an invoice for a short term activity not be received in time to include the Transfer of Value in a report, the amount will be disclosed in the following report.

For the examples, this methodology leads to the following results:

As the event is a short term activity, all related Transfers of Value will be reported in the reporting period, in which the event takes place. Only if the invoice (e.g. from travel agency) is received too late, reporting will be postponed until the next reporting period. As the event is a short term activity, the sponsorship will be reported in the reporting period, in which the event takes place. Only if the invoice is received too late, reporting will be postponed until the next reporting period.

As the speaker is engaged for a specific event, the payment will be reported in the reporting period, where the event took place. Only if the invoice is received too late, reporting will be postponed until the next reporting period.

As the consultancy contract comprises several events, the ToV derived from them will be reported taking into account the start date of the consultancy contract. Only if the invoice is received too late will the information be included in the next reporting period.

In the event that our reporting methodology should change, meaning that a ToV which would have been published in the latter reporting period under the previous regulations would, under the amended regulations, be published in the earlier reporting period, we will continue to publish ToV in the latter reporting period. This means that any changes to our methodology will not result in any failure to publish details of any ToV subject to a publication requirement.

If for other reasons a ToV is detected which should have been included in a previous reporting period, we will report it in the next reporting period.

Publication of a transfer of value related to multi-year contractual agreements 

Example

The situation may ocurr, for example, if we formalize a consulting contract with a physician valid from July, 1, 2022, to December, 31, 2025, for a fee of 3,500 euros, paid in multiple installments.

Methodology

In this case, we will disclose each payment based on the date we receive the corresponding invoice. The details will depend on the contract with the consultant (e.g what services are agreed upon and for what period, what amounts are expected for these services, etc.).

Sponsoring payments made to more than one organisation

Methodology

We will generally publish details ToV on an individual basis in accordance with the Farmaindustria Code. If an individual ToV can be allocated pro rata to the relevant organisations, these shares will be published under the name of the respective organisation.

If such an allocation is not possible, we will assume that each organisation receives an equal share and will publish this accordingly.

ToV to contract research organisations (CROs)

Background

Contract / clinical research organizations are research organizations that provide clinical study planning and execution services to companies in the pharmaceutical sector in return for payment. 

The CRO is used to indirectly grant ToV to healthcare professionals ("pass-through costs"). In such case, we will publish these ToV in accordance with the general rules.

Methodology

As the CROs are actors in clinical research processes, the ToV made in their favour will be transparent in accordance with the general regulations regarding healthcare organizations. These transfers of value will appear in the aggregated publication as they are related to Research and Development.

Recording of ToV granted to universities and other educational centers

Methodology

We will publish details of ToV to universities or other education centers in the event of the participation of, for example, a university hospital, or one or more healthcare professionals integrated in said university or educational center. In such case, we will publish the details of each of those ToV under the name of the university or other educational establishment to which they were granted.

Indirect ToV to healthcare professionals and organisations

Methodology

In the event that we become aware that ToV granted by us to a third party have been passed on to healthcare professionals or organizations, or those persons have benefitted from such, as a general rule, to the extent that it is legally possible and as long as it can be provided with accuracy and consistency, we will publish the details of each of those ToV under the name of the relevant healthcare professional or organization.

Transport costs for joint transportation 

Legal Background

It is not necessary under the Farmaindustria Code to allocate ToV paid in the form of transport costs for a group of healthcare professionals to individual healthcare professionals within that group if identification of individual participants is not feasible. 

Methodology

Provided it is feasible to identify particular individuals involved, we will publish cost for joint transportation equally splitting the cost for participants.

Donations –hospitals or clinics as recipients

Example

It is possible in this case that the donation will be made to a hospital or clinic as a whole or to a department or unit within that institution, such as the oncology unit. 

Methodology

In the event that the donation is clearly intended for a specific department or unit within a hospital and this department is a legal entity in its own right (with its own VAT number), we will publish details of the donation and give the name of the department. In the event that the donation is made to the hospital as a whole, or if the department is not a legal entity in its own right, we will publish the donation under the name of the hospital.

Sponsorships

Legal background

A sponsorship under the Farmaindustria Code is any agreements, where Bayer grants a transfer of value in exchange for advertisement opportunities at an event. Under the Farmaindustria Code, only events organized by or on behalf of an HCO are in scope of the reporting obligations.

Our approach

We will publish the entire sponsorship amount agreed in the underlying sponsorship contract. The sponsorship amount is determined based on the fair market value for the dissemination opportunities obtained.

Educational and scientific meetings – definition

Methodology

We classify any meeting (e.g. conventions, conferences, symposia etc.) with a focus on providing medical or scientific information or serving to further the medical training of healthcare professionals as educational and scientific meetings.

Educational and scientific meetings – attendance fees

Methodology

We will generally publish the payment of attendance fees as a ToV to the relevant healthcare professionals in the section devoted to "registration fees". The total amount of such fees assumed during the reporting period will be published for each individual healthcare professional. Such fees can also be reported for a healthcare organization, e.g. if Bayer supports the participation of a certain number of physicians working at a hospital and the hospital chooses the participants, if establishing a relationship between Bayer and participants is not possible and Bayer does not know their identity. In such case, the hospital is seen as the recipient of the ToV.

Educational and scientific meetings – travel and accommodation costs

Methodology

We report the coverage of any travel and accommodation costs for HCPs and HCOs related to educational and scientific meetings that are not related to services or Research & Development activities on an individual basis. This includes, for example, costs for flights, train, taxi and hotel costs.

If the meeting is internal or it does not have any participation fees, we will only disclose transfers of value related to travel and accommodation, if existing.

If travel is organized through an external travel agency, the administrative costs of that travel agency will not be reported. Such travel agency is contractually obliged to provide us with the information, which transfers of value have actually been provided to individual participants.

Educational and scientific meetings – organization by an events agency

Methodology

If an event (convention, conference, symposium etc.) is organized by an events agency and the ToV is paid to that agency, but the event has a clear relevance to a HCO, we will generally publish details of such ToV under the name of the related HCO. As a rule, we report the entire sponsorship amount. Only if we receive specific information that a limited amount is transferred to the HCO, we will report only this limited amount.

Continuous professional development meetings – costs for meetings organized by Bayer

Methodology

Bayer does not charge attendance fees for its own meetings, therefore no transfer of value takes place in this regard. In the meeting that we assume the travel and accommodation costs for those persons attending our meetings, details of such will be published specifying the name of the relevant healthcare professional in the category provided for this purpose.

Example:

For hiring a commercial stand at a congress (10,000 euros), Bayer also obtains 10 registrations at no added cost. Each registration has an official price of 200 euros, which can be consulted in the congress dossier or on the website.

Methodology

As a general criterion, when registrations have an official price, and Bayer awards them to healthcare professionals, these are published as ToV, assigned individually to healthcare professionals who benefit from them. The total value of the registrations will be subtracted from the sponsorship: in the case of the example, 8,000 euros will be published in the name of the healthcare organization for Collaborations/Sponsorships and 200 euros in the name of the 10 healthcare professionals for Registration Fees.

In case of registrations that do not have a predetermined price, we will ask the organizer to indicate an amount as close as possible to the market value and that will be the amount we disclose for the corresponding healthcare professionals.

Service and consultancy fees – definition

Legal background

Service and consultancy fees are stipulated in the corresponding contract. We understand these to be any transfers of value granted in exchange for any kind of service, relevant for the Farmaindustria Code. 

Our approach

Under the category service and consultancy fees, we record any transfer of value (monetary or non-monetary), which is granted in exchange for services provided by an HCP or HCO. As the expertise of HCPs and HCOs is absolutely crucial to advance science and patient care, services provided by experts will be remunerated at fair market value.

Generally, fees are honoraria paid for services like speaker engagements or consultancy. If services provided are connected to activities in scope of the category “Research and development”, these fees will be reported in category Research and development.

Service and consultancy fees – related of expenses

Legal background

In terms of ToV falling under the category "service and consultancy fees", the data record template provides for any related expenses being published in addition to and separately from the fee itself. These expenses generally include travel and accommodation costs. 

Our approach

We will publish all expenses related to services in this section. Please note: In some cases, only expenses may be reported for an HCP, because no fee is paid in exchange for the services.

Research and Development 

Our approach

In the event that the ToV relate to any R&D activities, we will only publish the total ToV without specifying the name of the recipient.

R&D – definition

Our approach

In terms of the category "R&D", we will publish those ToV relating to: non-clinical studies (in accordance with the OECD Principles on Good Laboratory Practice), Phase I to IV clinical studies (pursuant to Directive 2001/20/EC) and non-interventional studies. All the amounts deriving from these studies will be reported, including the provision of services, accommodation and transportation expenses.

As an exception to the terms set out in the above paragraph, Transfers of Value made to HealthCare Organisations and to Healthcare Professionals related to observational studies with medicinal products that are retrospective nature, which are nonetheless considered as Research and Development, must be published on an individual basis by pharmaceutical companies under the category "provision of services".

R&D – basic research 

Our approach

In the event that we support basic research in the form of donations to a university hospital, for example, we will publish the corresponding ToV under the category "Donations".

R&D out of scope 

Our approach

The R&D amount appearing in this report does not include 100% of the R&D company investments. It shows, just the investments included within the R&D scope explained in point of this methodology note. Therefore, it does not include other R&D investments, such as the ones made to other contract research organizations (CRO), as indicated in point of this methodology note.